ארכיון פרודוקטיביות - לירון וייס כהן

ראיון עם היזם נדב בועז על ניהול זמן ופוקוס

לירון וייס כהן — Sat, 07 Mar 2020 19:34:54 +0000

ראיון עם היזם נדב בועז על ניהול זמן ופוקוס

הראיון פורסם לראשונה בקהילת סופרטולס.

הוא רק בן 24 כבר יש סטארט-אפ שייסד מאחוריו ועוד מיזם פעיל ומעניין. הופתעתי מאד מהתובנות וההסתכלות על העולם גם ביחס לגיל הצעיר אך גם באופן כללי וקיבלתי המון השראה.

ספר קצת על עצמך

מיד לאחר הצבא, הקמתי חברת סטארט-אפ ועבדתי בה במשך שנתיים ושם למדתי את רוב הכישורים שלי בעולם הטכנולוגי. החברה עסקה במערכת לדיאטנים לעבודה עם לקוחות שדרכה ניתן לקיים ולהקליט שיחות וידאו עם מטופלים, לקבל תשלום, לקבוע פגישה, לקבל תפריט. היו לנו מוצר עובד ולקוחות משלמים. אחרי שנתיים, סגרנו את החברה ועברתי לעבוד בחברת הייטק כמנהל פרויקטים שם לא נשארתי הרבה זמן. עבדתי גם קצת כאיש מכירות ואז הקמתי את המיזם ההכרויות שלי.

הרעיון למיזם עלה עוד כשעבדתי בחברת הסטארט-אפ. הייתי מאד עסוק ועבדתי מסביב לשעון, אבל לא רציתי לוותר על עולם ההיכרויות בגלל זה. ישבתי עם חבר שלי שהוא איש שיווק והרעיון שעלה היה לייצר מודעת פייסבוק ממומנת (בתשלום) באמצעות מערכת הפרסומות של פייסבוק ובעצם להכניס אוטומציה לתהליך. באמצעות המודעה הזאת קיבלתי כ- 2,000 פניות במשך מספר חודשים. הדבר המיוחד הוא הבנייה של הטקסט בצורה מאד ספציפית. יש הסבר מה זה ולמה את רואה את המודעה הזאת על מנת לא להוציא את הבן אדם מוזר. כשהטקסט טוב זה עובד מצויין.

אנשים שאני מכיר ביקשו ממני להכין עבורם גם מודעה כזאת ואז הבנתי שזה יכול להתפתח לעסק.

אהבתי מאד שלקחת שימוש בפלטפורמת המודעות של פייסבוק ועשית לה שימוש אחר

כן, האמת שזאת תובנה שלקחתי מהסטארט-אפ שלי, לנסות לקחת כמה שיותר דברים מוכנים ולהתבסס עליהם ולא לפתח הכל מאפס.

תובנה נוספת שלקחתי היא שצריך לבדוק את הצורך של המוצר עוד לפני שהוא קיים. אז פרסמתי את שירות ההיכרויות החדש שלי בקבוצה מצומצמת, פנו אלי כ-20 אנשים ומתוכם כבר מכרתי את השירות ל-8 לקוחות – עוד לפני שהיה לי את המוצר מוכן. מבחינתי זאת היתה הוכחת ההיתכנות אותה הייתי צריך כדי לפתח את המוצר. ללקוחות הראשונים האלו מכרתי את המוצר במחיר מיוחד ובתווית של פיילוט והבטחתי שיהיה מוכן תוך שבועיים.

איך אתה מתחבר לסופרטולס?

סביבת העבודה שלי חייבת להיות מאד יעילה. זה מתחיל מהעכבר שלי שיש לי כבר 7 שנים בגרסאות שונות. הוא נקרא G300 של לוג'יטק ויש לו 9 כפתורים ו-3 זכרונות שונים אותם אני יכול להגדיר עד לרמת ה-להקליט מאקרו של מספר פקודות לכפתור. הגדרתי לו כפתורים החל מ- copy paste ל- back forward, להגברת הווליום במחשב, לעבור בין טאבים ועוד. אני יכול עם יד אחת לערוך תמונות, לבצע screenshots או לדפדף בכרום בלי לגעת במקלדת.
יש לי שלושה מסכים שמאפשרים לי לעשות המון דברים במקביל למשל בשני מסכים לעבוד עם תוכנות ובשלישי להתנהל בוואטסאפ מול לקוחות.

יש לי הרבה תוספים במחשב ואני מכיר המון קיצורי מקלדת שמייעלים את העבודה שלי. יש לי גם תוכנה שניתן להכין איתה קיצורים חדשים אך רב הקיצורים קיימים כבר. זה ממש מייעל את העבודה שלי. יש לי מקלדת בשם K375s, גם של לוג'יטק, בעלת שלושה זכרונות שיכולה להתחבר לשלושה מכשירים שונים- אצלי היא מחוברת למחשב הנייח, ללפטופ ולטלפון הנייד שלי. כך שאני יכול להקליד איתה בסמארטפון וזה ממש מגניב ומדי פעם אפילו שימושי.

למה אתה צריך להיות כל כך יעיל?

אני מרגיש שאם סביבת העבודה שלי לא יעילה היא לא עומדת בקצב של המוח ואז זה מתסכל. אם אין לי כלים שעובדים מיד אני עשוי לשכוח דברים ולכן אני אוהב לכתוב הכל. אני מנהל את המשימות האישיות שלי בטרלו וכולל שם הכל אפילו אם חבר מבקש ממני משהו, משפחה מבקשת משהו אני כותב בטרלו ואז דברים לא מתפספסים.

איך אתה מנהל את הזמן שלך?

אני משתדל לא לישון הרבה. אני ישן בין 4-6 שעות ביום. אני מתחיל את הבוקר באימון בחדר כושר.

אני מחלק את הזמן שלי ביום שבת ל time blocks. אני מפרק את המשימות שלי לתתי משימות מאד קטנות וברורות. אני מעריך את זמני המשימות ומציב אותן ביומן.

לא קורה לך שיש יותר מדי משימות?

אני אוהב להיות במצב הזה כי זה מונע דחיינות. אני מרגיש שכשיש לי הרבה משימות זה גורם לי לעבוד טוב יותר מאשר אם היו לי מעט משימות. האויב הכי גדול של הפרודוקטיביות זה משימות מעורפלות כי אז אני לא יודע להתמודד עם המשימה ולוקח לי זמן לחשוב עליה ולעשות אותה. לכן אני מפרק את המשימה עד הרמה הקטנה ביותר. יש לי גם לקוחות שאני עובד איתם על ניהול וחלוקת הזמן שלהם.

איך אתה מתעדף משימות?

כרגע אני מרגיש שתמיד יש לי זמן לדחוף עוד משהו. אני רוצה לעבוד ב- 120% אבל אני לא במצב הזה בתקופה הנוכחית לעומת תקופת הסטארטאפ. היה לי שותף בסטארט-אפ שכל אחד מאיתנו עבד 14-16 שעות ביום. בשלב מסוים הוא עזב את החברה ולא ידעתי איך אעשה גם את העבודה שלו במקביל לשלי, כי פשוט אין לי מספיק שעות ביום. זה הכריח אותי להתייעל, לתעדף ולהאציל סמכויות של עובדים כדי "לפתור את המשבר". אחרי כמה שבועות של עבודה מאומצת ואינטנסיבית כמות השעות שעבדתי ירדה ב-20% מכמות השעות שהייתי עובד לפני שהוא עזב. זה קרה כי המצב החדש הכריח אותי להיות יעיל יותר, לשנות ולשפר את שיטות העבודה שלי ולהעביר סמכויות נוספות לעובדים החזקים שהיו לי.

אם עולים לך רעיונות חדשים כיזם, איך אתה יודע אם להשקיע בהם זמן.

אם עולה לי רעיון, בתור התחלה אני לרוב אתעלם ממנו. רעיונות יש בלי סוף. אבל – אם הוא יעלה לי פעם שנייה שלישית ורביעית אני אאמין שאולי יש איזה צורך. אז אני אולי אתחיל לבדוק ואשקיע בזה זמן, אנרגיה ומשאבים. כפי שציינתי קודם הכי חשוב בעיני לעשות בדיקת היתכנות לפני יצירת המוצר, ברמה של בניית דף נחיתה עם אפשרות לרכישת המוצר (רק שאין באמת מוצר). אם מישהו שילם, אפשר לכתוב לו שהמוצר עדיין לא באוויר ולהחזיר לו את הכסף אבל אדע שיש פה היתכנות אמיתית למוצר.

האם אתה נעזר בנותני שירותיים לייעל את העבודה שלך?

אני מאד מאמין במיקור חוץ. חבר לימד אותי להכין טבלה שמאד עוזרת לי. בטבלה יש שתי עמודות של אני אוהב את זה ואני לא אוהב את זה ובצד אני טוב בזה ואני לא טוב בזה. אם אני אוהב את זה וטוב בזה אני אעשה את זה. אם אני אוהב את זה ואני לא טוב בזה אני אלמד את זה. אם אני טוב בזה אבל לא אוהב את זה אני אעשה לזה אוטומציה. למשל רציתי להכיר בחורות, אני אולי טוב בזה אבל אני לא נהנה מ"שלב החיפוש" ולא רוצה "לבזבז" על זה זמן אז הכנתי אוטומציה לייעל את התהליך.

אם אני לא אוהב את זה ולא טוב בזה אני אקח מישהו חיצוני שיעשה זאת עבורי.

בסטארט- אפ שלי עבדתי עם בית תוכנה מהודו ובמיזם הנוכחי אני עובד עם קופירייטרים פרילנסרים וצלם דייטינג.

כדי למצוא אותם לדוגמה יצרתי מסמך הכשרה של איך להכין את הטקסט ואיך הוא אמור להיות בנוי, והוספתי דוגמאות שעבדו. נכנסתי לקבוצה של קופירייטרים פרילנסרים, כתבתי פוסט מתומצת על פרויקט חדש ולמי שפנה אלי הבאתי משימת ניסיון עליה שילמתי סכום סמלי וציינתי שאם אשתמש בטקסט אשלם כפול ואתחיל לעבוד איתם. התהליך לקח 4 ימים ומתוך 11 שעשו את המשימה איתרתי 3 שאני עובד איתם עד היום.

אהבתי את הרעיון של לאתר פרילנסרים באמצעות משימה אחידה. זה תהליך יעיל בפני עצמו. איך אתה חושב על הרעיונות האלו? אתה לומד יעילות או שכך אתה חושב באופן טבעי?

האמת שזה די טבעי לי למען האמת. לדוגמה יש דבר שנקרא לוח קאנבאן – לוח של משימות אותן מצוותים לעובדים ומעדכנים סטטוס ברגע שהן נכנסות לתהליך עבודה, למשל משימות לפיתוח להיום, משימות לבדיקה, משימות גמורות וכו' והמשימה עוברת מסטטוס אחד לשני וגם בין עובדים. כשהייתי בצבא הייתי בשריון והיינו עובדים לרוב במשטח על הטנקים. היו הרבה חיילים והרבה משימות וכל פעם הקצינים היו תופסים חייל ונותנים לו משימה בסגנון "שגר ושכח". החיילים לא רצו לעבוד קשה כי ידעו שברגע שיסיימו את המשימה הם יקבלו עוד אחת וזה לא באמת נגמר לכן היו הרבה פעמים מתחמקים מהן או עובדים לאט. פעם תפסתי את אחד הקצינים ושאלתי אותו למה אנחנו עובדים ככה. הצעתי להביא לוח מחיק, לכתוב בו את כל המשימות שיש לאותו היום ולצוות אותן לחיילים עד שיגמרו. כך החיילים ידעו מראש את המשימות להיום וירגישו תחושת שייכות למשימה שהם צריכים לבצע. כך גם אם לא בוצעה כראוי או בכלל- ניתן לראות מיד מי היה אחראי עליה. גם לחיילים יש אינטרס לסיים את המשימות וללכת לנוח בפלוגה אבל כשהמשימה יכלה לעבור למישהו אחר לא היה להם אינטרס למהר. בדרך הזאת כולנו ידענו בדיוק מה צריך לעשות ומתי המשימות יסתיימו. הפעולה הזאת שיפרה את היעילות ב- 200% והתחלנו לסיים עבודות במשטח הרבה יותר מוקדם. בדיעבד גיליתי שבניתי לוח קאנבאן פרימיטיבי (לא הכרתי את העולם הזה באותה התקופה).

ברעיון של המשימה לקופירייטרים אהבתי שגם המשימה מאפשרת לראות מי רציני שמוכן לעשות משימה כדי להתקבל

כן מאד חשוב לי לאתר את ה rising stars. גם בסטארט-אפ שהיה לי חיפשתי את האנשים עם התשוקה שרוצים ללמוד ולהשקיע ולפרוח, להיות חלק ממשהו גדול. זו תמיד התחושה שאני משדר וזו גם המציאות. אני הייתי עובד 7 ימים בשבוע אך לא הייתי דורש את זה מאף אחד. ועדיין היו לא מעט עובדים שהיו מצטרפים ומגיעים לעבוד איתי ביום שבת או שבערב שישי רק כי היתה להם את התשוקה כמוני.

אתה גם רואה את כל המשאבים שעומדים לרשותך שלא כולם מודעים לאפשרויות הללו

כן, למשל יש לי חבר עם אח טכנולוגי צעיר (בן 15). בתקופה שחיפשתי עבודה הבאתי לו משימה לאתר לי משרות רלוונטיות לפי קריטריונים שהגדרתי לו מראש ולשלוח להם את את הקו"ח שלי (קיבל תשלום פר שליחה רלוונטית ואת כולן עדכן בטבלה). ככה לי היה מישהו שסמכתי עליו שיעשה את העבודה בצורה מקצועית ויחסית בזול, והוא קיבל כסף עבור עבודה מהבית מול מחשב (נער בן 15 יעריך כל עבודה שיקבל ובכל סכום).

בנוסף, כשחיפשתי שותף לדירה שלי יצרתי שאלון אותו הוספתי לפוסט כך שמי שמעוניין ימלא אותו, ומתוך מי שענה עליו, מי שהיה רלוונטי קיבל ממני קובץ google sheet שישבץ את עצמו בשעת הגעה הנוחה לו לאחד הימים בהם הראינו את הדירה (דירה בת"א אחרי הכל), כך הכנסתי אוטומציה חלקית לתהליך שלרוב יכול להיות מאוד מייגע ומסורבל.

יש עוד דברים מעניינים בהתנהלות היומיות שלך שאתה יכול לספר עליהם.

אני משמר לידי תקשורת עם שלושה סוגים של אנשים: אנשים שהם פחות טובים ממני במה שאני עושה, אנשים שהם ברמה שלי ואנשים יותר טובים ממני.

אנשים שהם פחות טובים ממני במה שאני עושה כדי שאוכל ללמד אותם כי תהליך הלימוד יוצר קשרים במוח וגורם לי להבין בעצמי יותר טוב.

אנשים שהם ברמה שלי שיהיה לי עם מי להתחרות אל מול מי להשוות.

ואנשים יותר טובים ממני שיהיה לי לאן לשאוף וממי ללמוד.

אני מנטור של בני נוער בתכנית "יזמים צעירים" שבה מקימים סוג של מיני חברת סטארט-אפ עם נערים בני 15. אני פעם בשבוע נפגש איתם ובמהלך השבוע אני בתקשורת איתם.

יש לי את המנטורים שלי שאליהם אני יכול לפנות, אלו אנשים שהיכרתי דרך חברים משותפים או אנשים שפניתי אליהם דרך קהילות. יזמים מאד שמחים לשתף ולעזור. הרבה מהמנטורים הפכו לחברים שלי.

והחברים שלי או השותפים למיזמים שאני עובד איתם במקביל שהם לרוב ברמה שלי.

איך אתה יודע אילו תהליכים כדאי לייעל?

כל פעולה שאני צריך לעשות אני חושב מה יקרה אם אני צריך לעשות אותה 10 פעמים, אלף פעמים, מיליון פעמיים. scaling שזה המפתח מבחינתי. אני שואל את עצמי אם המשימה היא חד פעמית או רב פעמית.

זה התחיל מהסטארט-אפ שהייתי בלחץ של זמן ורציתי להספיק יותר.

אני חושב על המשימה האם יש צורך בבן אנוש או שקוף יכול לעשות אותה ואם קוף יכול לעשות אותה בטוח יש כלי שיכול לעשות אותה ואם נדרש בן אנוש אז אני חושב האם אני רוצה לעשות אותה או לתת למיקור חוץ.

אני יודע להבין לאיזה מהצרכים שלי יש פתרון וכדאי להשקיע במציאת הכלי ולאיזה אין. יכול לקחת לי אפילו כמה שעות למצוא את הפתרון וללמוד אותו, אך התגמול הוא שבעזרתו אני אתייעל בצורה משמעותית. לרוב שווה לי יותר ללמוד משהו חדש מאשר להמשיך לעשות אותן הפעולות הסיזיפיות.

באיזה כלים אתה עושה אוטומציות

יש לי תוכנה של מאקרו במחשב נקראת Macro recorder שאני יכול לתת לה לעשות פעולות במחשב. למשל אני מקליט פעולות במקלדת או בעכבר. לדוגמה אם יש לי 30 מסמכים דומים שאני צריך לשנות מילה בכל מסמך, אני מקליט פעם אחת והיא עושה את הפעולות לבד. אפשר לומר לה להחליף מילה ספציפית למשל.

אני עובד המון עם הכלים של גוגל שהכי נוחים לי לשימוש למשל לצורך יצירת טפסים.

אני עובד עם זאפייר לצורך ניהול הלידים כך שאני מחבר את המייילים שלי שהלידים יכנסו לטבלה של גוגל שיטס וגם יש לי מערכת Pipedrive לניהול לקוחות שמתממשקת גם, כך שאני יודע על כל ליד באיזה שלב הוא.

חלק מהתוספים שאני משתמש בהם הם:

Clipboard history- התוסף שומר את כל הטקסטים שהעתקתי במחשב. חלק מהיעילות שלי היא לחסוך במשאבים מנטליים. אני חושב מה מלחיץ אותי, מה מדאיג אותי ומנסה לטפל בדברים האלו כי זה גם פוגע ביעילות. למשל אם אני כותב משהו ארוך במחשב ואני עובר בין טאבים ומפחד שזה ימחק לי, אז באמצעות התוסף אני עושה קופי כל כמה זמן רק כדי לשמור או אם אני שולח קישור למישהו זה גם נשמר לי וזה ממש נוח לי

Autopagerize- תוסף שטוען אוטומטית את המשך העמוד. זה משהו קטן שהופך את חווית השימוש שלי באינטרנט ליותר יעילה.

גוגל דרייב- אני שומר שם את כל המסמכים וכל הגיבויים שלי. אני מייצר תיקיות בגוגל דרייב בדיוק כמו במחשב לשמירת כל המסמכים וזה מאד נוח. המפתח לגוגל דרייב הוא סדר וארגון בתיקיות ובשמותיהן, ולא לזרוק את כל המסמכים לאותה תיקיה ולהתבסס על החיפוש.

עוד מסר שחשוב לך לדבר עליו

הרבה אנשים לא מבינים שאולי הסביבה שלנו היא הסופרטול הכי יעיל שלנו. סביבה תומכת לעומת סביבה רעילה. סביבה של אנשים עצלנים לעומת אנשים חרוצים ופרודוקטיבים. אני מאמין שאתה הממוצע של חמשת האנשים הכי קרובים אליך. אם תקיף את עצמך בבאדי בילדרס גם אתה תהפוך לכזה (או שתתנתק מהם). אותו דבר אם הסביבה שלך תהיה יזמים או שכירים, פרואקטיבים, רה אקטיבים או פאסיבים. אי אפשר להתנתק מזה כי למוח שלנו יש חלקים פרימיטיביים שמחקים את הסביבה אז צריך לשים לב לזה. הדרך לשנות את הסביבה היא קודם כל להיות יותר מודע. למשל אם יש לי חבר שיש לו גישה יותר שלילית לחיים אז אני אפגש איתו רק פעם בחודש-חודשיים. לעומת זאת, יש לי את החבר שאיתו אני תמיד מעלה רעיונות טובים ואנחנו מאד מעשירים אחד את השני – איתו אני אפגש ואהיה בתקשורת בתדירות הרבה יותר גבוהה.

הירשמו לקבלת עידכונים, פוסטים בבלוג והטבות >>

הפוסט ראיון עם היזם נדב בועז על ניהול זמן ופוקוס הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

ראיון על ניהול זמן וכלים טכנולוגיים עם גיל קליין

לירון וייס כהן — Thu, 31 Oct 2019 18:28:34 +0000

פורסם במקור בקהילת סופרטולס- כלים לעל אנושיות.

גיל עובד בחברת Red Hat כמוביל פרוייקטים טכני בתחום האוטומציה של בדיקות תוכנה. נפגשתי עם גיל לראשונה במסגרת פרויקט "נפגשים בשכונה" של קהילת "אנשי העולם החדש" שבו אני מובילה את שכונת קריית אונו, וגיל מוביל את כל תהליכי אוטומציה של הפרויקט. הוא אחד ממנהלי קהילת סופרטולז וגם מייסד שותף של קהילת מקצועית שרצה בוואטסאפ שנקראת פשוט "הייטקיסטים".

ספר קצת על עבודתך ב- Red Hat?

ביום יום שלי אני מוביל טכני של פרוייקטי אוטומציה של בדיקות תוכנה. כל פרויקט כזה נמשך בדרך כלל עד כחצי שנה ומטרתו להשיג אימפקט גדול בזמן קצר על ידי ״איטמוט״ של תהליכים ידניים. הצוות מונה עד כ- 10 מהנדסי אוטומציה, כאשר התפקיד שלי נחלק לאחריות על הפרויקט מצד אחד, ומצד שני מנטורינג, וליווי של המהנדסים בפן האישי והמקצועי כדי שיוכלו להצליח במשימה שלהם. מה שאני מאוד אוהב בתפקיד שלי זה שהוא מאוד דינמי ומחייב עבודה בסביבה משתנה גם מבחינת האתגרים הטכנולוגיים המשתנים וגם מבחינת המהנדסים שעובדים איתי.

אז איך הגעת בכלל לאוטומציה?

פיתחתי כלי אוטומציה כשהתחום עוד היה בחיתוליו בתחילת המילניום. במסגרת עבודתי צפיתי בהמון תהליכים שהקולגות שלי ואני ביצענו ושמתי לב שהרבה מהתהליכים חוזרים על עצמם. הבנתי שחזרה ידנית על תהליכים זהים, היא לא רק משעמת ולא יעילה, אלא גם הופכת מהר למצע גידול לטעויות אנוש. מרגע שהבנתי את זה, התחלתי לחפש את התהליכים שקל יחסית ״לאטמט״ , בניתי אב טיפוס ואז הצגתי את הפתרון לבעלי העניין בחברה.

ספר על תהליך משמעותי שבנית שהשיג לך התייעלות וחסכון בזמן?

אז תהליך חשוב שבניתי בשנה האחרונה קשור לאנשים שפונים אליי כשהם נמצאים בתהליך חיפוש עבודה.

מאד חשוב לי לנסות לעזור לאנשים בתהליך חיפוש העבודה בשוק שמלא בהפתעות טובות יותר וטובות פחות. מצד שני לעסוק בהעברה ידנית של קורות חיים והכרות של משרות, הופך תהליך לא יעיל בעיקר כשזה לא המקצוע שלך.

מאז שייסדנו את קהילת הייטקיסטים לפני כשנתיים, אני מקבל המון פניות מאנשים בטלפון, וואטסאפ, לינדקין ופייסבוק בבקשה לעזור בחיבורים ספציפיים או חיפוש עבודה באופן כללי. זה הגיע למצב שמנהלים מגייסים התחילו לפנות אליי שאעזור להם במציאת מועמדים טובים. מאחר והשמה זה לא ממש המקצוע שלי, ומצד שני לא הייתי רוצה להשאיר אנשים ללא מענה, החלטתי לבנות לוח משרות שירכז את כל הפניות שמגיעות ממגייסים וממחפשי עבודה. באמצעות Airtable יצרתי לוח שבו כל אחד יכול להוסיף משרה והמחפשים יכולים לצפות במשרות הקיימות בזמן אמת לפלטר ולמיין לפי הצורך. הטמעתי את הלוח המשרות מבוסס Airtable בתוך אתר הקהילה, ומאז יש לנו מענה אוטומטי לאלו שמגייסים ולאלו שמחפשים במסגרת הקהילה. כל מה שנותר לי לעשות הוא להגדיר ״קיצור טקסט״ שפועל גם במחשב וגם במובייל ומסביר איפה מוסיפים משרות ללוח ואיפה מעבירים קורות חיים למשרות קיימות.

באיזה כלים אתה משתמש בעבודה?

אנחנו משתמשים המון בשפת התכנות פייתון אז הכלים שלי בעבודה הם יותר ספציפית לסביבת הפיתוח הזאת. מבחינת שיתוף מידע, אנחנו משתמשים בפלטפורמות סטייל Wiki, כדי לתעד ולשתף מידע שחיוני למספר גדול של אנשים שגם יוכלו לערוך , לתקן ולשפר את התיעוד בהמשך.

באיזה כלים אתה משתמש ביומיום?

אני מאד אוהב את ארסנל הכלים של גוגל Google Forms, Google Docs, Google Sheets אני משתמש אינטנסיבי ב Gmail ו- Google Calendar. אני חושב שאלו כלים נגישים לכולם בעלות אפסית, הם מהירים ונוחים לשימוש וקל לעשות איתם אינטגרציות עם כלים אחרים.

קל מאוד לחבר לדוגמה בין Google Form שאדם ממלא, כך שישלח לו מייל אוטומטית דרך גימייל ויזמין אותו לאירוע, או ישלח לו לינק להורדה של קובץ. כלי אינטגרציה העיקרי שאני משתמש בו הוא נקרא Integromat, ובלוח המשרות שבניתי הוא זה שמעביר קו״ח שנשלחו במייל ישירות אל המגייס שמחפש מועמדים מתאימים.

בפרויקט ״נפגשים בשכונה״ של "אנשי העולם החדש" יש לנו טופס ״חכם״ של הרשמה למפגש, כך שאם אין מקום בשכונה אליה המשתמש נרשם, הוא יוכל להצטרף רק לרשימת ההמתנה בשכונה שלו. במקרה הזה Integromat מנהל את הלוגיקה של מתי להזמין את המשתמש שנרשם לקבוצת הוואטסאפ ״השכונתית״, ומתי להשאיר אותו בהמתנה.

למה אתה משתמש ב- integromat ולא זאפייר?

לדעתי Integromat הוא כלי הרבה יותר ויזואלי למשתמש. פשוט מותחים קווים בין עיגולים ויוצרים פיצולים כאשר נכנסים תנאים לתרחיש. מניסיוני, גם כשהצגתי אותו לאחרים לעומת זאפייר, הוא תמיד נתפס ככלי נח יותר ללימוד מהיר בעיקר למי שמעולם לא כתב קוד. בנוסף, זאפייר יקר יותר (20 דולר) ומאפשר הרבה פחות בחבילה החינמית שלו. Integromat מאפשר לכל אחד לקבל 1000 פעולות בחינם, וגם אם תצטרכו לשלם על חבילה בסיסית של 10,000 זה יסתכם ב-9 דולר לחודש בלבד.

איזו עוד אוטומציות אתה מיישם ביומיום?

אני משתמש המון בקיצורים של אפל למאק/אייפון שנקראים Text Replacement.

עם הזמן למדתי אילו קטעי טקסט שאני כותב חוזרים על עצמם ויצרתי להם קיצורי טקסט קצרים שבשבריר שנייה שולפים לדוגמה את כתובת האימייל שלי, מס׳ הטלפון כתובת אתר הקהילה וכמובן לוח המשרות בתוספת טקסט קצר.

איך אתה מנהל את הזמן שלך?

לפני שאני יוצא מהבית בבוקר אני תמיד בודק את זמן ההגעה הצפוי ב-Waze ולפי זה מחליט אם לצאת למשרד או להתחיל לעבוד מהבית ולצאת מאוחר יותר.

את הדרך אני בדרך כלל מנצל בשמיעת פודקאסטים. אני מקשיב כמובן ל״פודקסט לעל אנושיות״ של תומי, מנסה לסגור את פער שנשאר לי כדי לשמוע את כל פרקי "פופקורן" של ליאור פרנקל, ומתעדף תמיד את הפרקים חדשים של "ביסמוט ויפרח"' של הדר ביסמוט וכנרת יפרח ו"קומיוניקאסט" של טליה תורג'מן.

בעבודה אני משתמש המון אוזניות מבודדות רעשים של Bose. אני לא שומע מוזיקה, פשוט שם אותם כדי לקבל שקט מהסביבה, להתפקס ולהיכנס לFlow שזה סופר קריטי בעיקר כשכותבים קוד.

אני משתמש המון בקלנדר כולל כל מה שקורה בבית. אשתי ואני משתפים כל אירוע רלוונטי אחד עם השני כדי לשמור על סנכרון, ולמזלי היא מנהלת את זה אפילו טוב יותר ממני ככה שדברים לא נופלים בין הכסאות. אנחנו מקפידים על דייט זוגי לפחות פעם בשבועיים, ואני עובד יום אחד בשבוע מהבית כך שאני יכול לאסוף את הבן שלי מוקדם מהגן ולבלות איתו קצת זמן איכות.

בשעות הערב אני משתדל ללמוד על כלים חדשים, קורא, מתעדכן ולפעמים גם מתנסה בכלים חדשים.

לאחרונה, רכשתי קורס Airtable ב- Udemy והקצתי לי זמן לימוד של 30-40 דקות ביום. תוך שבוע סיימתי את הקורס ושדרגתי את הידע שלי באופן משמעותי בפלטפורמה. אני מאמין שאם אין זמן רצוף וארוך ללמוד נושא חדש, זה עדיין אפקטיבי לנסות לחלק את זמן הלימוד למקטעים קצרים, ולרכוש את הידע בהדרגה.

בתחום של ניהול קהילה, כאשר אנחנו מארגנים מיטאפ חדש מול חברת הייטק אז יש לנו בדרך כלל טווח של חודש להתכונן, בהתחלה זה דרש המון עבודה, אבל עם הזמן למדנו לבקש עזרה מחברי הקהילה, גם כדי למצוא מקום להתארח בו, גם כדי להכין את התכנים ואת ההרצאות לאירוע וגם כדי לצלם ולערוך את הוידאו לאחר האירוע.

למזלי בפרוייקט ״bפגשים בשכונה״ של "אנשי העולם החדש" הדברים סופר מתוכננים עד רמה של שנה מראש! הדר ביסמוט, שמנהלת את הפרויקט היא סופר מסודרת וסופר אחראית (והיא בכלל סופרוומן!) ואני פשוט עובד מולה בלוח טרלו.

באופן כללי, אני מנהל את הזמן שלי בטווח הקצר ברזולוציה של שבועות בודדים. אם יש משהו שאני רוצה לעשות אני מתכנן איך אני עושה אותו בשבוע הקרוב, או גג בשבוע שאחריו.

אבל מה עם משימות שאתה לא יודע מתי תבצע. לי למשל יש 60 משימות פתוחות ב Todoist ?

אם יש לך 60 משימות, לדעתי זה לא מצב תקין. רק המחשבה שיש לך כל כך הרבה משימות מכניסה אותך ללחץ ופוגעת באפקטביות שלך. משימה קצרה אני בדרך כלל מבצע מיד. משימה שלוקח זמן אני מייד מכניס ליומן. אני לא רואה טעם לכתוב רשימת משימות אינסופית, ומעדיף להכניס את המשימות ישר ליומן בזמנים מוגדרים. אם אני מנסה לבשל רעיונות ומחשבות שעדיין לא הבשילו למשימות, אני תמיד אעדיף לתעד אותם במסמך גוגל דוקס, לשתף ולעבד לפי הצורך ולהכניס ליומן ברגע שמשהו מבשיל לכדי למשימה אמיתית.

האם אתה משתמש ב- Notion?

אני מאוד אוהב את Notion, והשקעתי בה כמה שעות לימוד בודדות. אבל כשהבנתי שאין לה ממשקים להתחבר לכלים חיצונים, שמתי אותה בצד לעת עתה. חשובה לי מאוד היכולת של כלי מסוים לדבר עם כלי אחד, כחלק מהקריטריונים שלי לאמץ אותו. אני יודע שהם עובדים על החלק הזה במוצר, ואני משוכנע שאחזור לבדוק אותו ברגע שהחלק הזה יהיה מוכן.

איך אתה מצליח לעשות כל כך הרבה דברים?

להצליח לעשות הרבה דברים, זה לדעתי קודם כל עניין של להחליט מה חשוב לך בחיים. הדברים שאני עושה נותנים לי המון משמעות כי מצד אחד אני עוסק בתחומים שמעניינים אותי ומצד שני מצליח לתרום ולעזור לאנשים אחרים בתחום. אני חושב שהנתינה נמצאת בבסיסו של כל אדם, ואני משוכנע שלכל אדם יש מה לתרום לעולם.

אם אני שולט טוב בכלים ופתרונות טכנולוגיים,ואני שותף בקהילה מקצועית שעזרה לי לבנות קשרים בתעשייה, אני מרגיש שזה פשוט לא נכון לשמור את כל זה לטובתי האישית. אם אני מצליח לעזור לאדם שיש לו משפחה ומשכנתא על הראש למצוא עבודה טובה, זה נותן לי לי סיפוק ענק וזה מרגיש שזה לגמרי שווה את זמני הפנאי שהשקעתי בזה.

כל מה שנשאר הוא למצוא מנגנון טוב לניהול האיזון בין העבודה, המשפחה, הזוגיות והפיתוח העצמי, ואם זה אומר שצריך לראות פחות טלוויזיה, ולגלוש פחות בפייסבוק או באינסטגרם אז אני פשוט עושה את זה.

למה נכנסת לעולם ניהול הקהילות?

זה לא קרה פתאום, זה היה תהליך שהתבשל אצלי על אש קטנה במשך תקופה ארוכה. הקשבתי לכמה פרקים בפודקאסט של ליאור פרנקל בנושא ניהול קהילות. זכורים לי שני פרקים ספציפיים, אחד עם מריה גרין פוברצ'יק והשני עם ליאת ורדי בר. זה התחיל לחלחל לי בראש גם אני יכול לעשות משהו כזה בתחומים שאני מכיר טוב, ומצד שני זה יכול להיות אחלה אתגר להתנסות במשהו חדש לגמרי. כשחבר טוב הקים קהילה והציע לי להצטרף לצוות המייסד, לא חשבתי פעמיים ואמרתי מייד כן!.

אני חושב שתחום הקהילות יצר הזדמנות כך שכל אחד בתחומו יכול לעזור, לתרום ולהשפיע על חברי הקהילה שאליה הוא מצטרף.

הרבה אנשים מפספסים כי הם לא מכירים את החוק 90-9-1

90% מהאנשים הם פסיבים ברשתות החברתיות ובעיקר עוקבים

9% יעשו לייקים ישתפו פוסטים

רק 1% באמת יגיבו, ישפיעו וייצרו תוכן חדש.

כשאני מדבר עם חברי קהילה חדשים אני תמיד מנסה לעורר את הצד הזה באנשים. תשתפו ידע, תעזרו, תגיבו, תקחו חלק בדיונים, תשאפו להיכנס למשבצת הקטנה של ה-1% שבאמת משפיעים כי ההשקעה הזאת תחזור אליכם בגדול.

איך אתה מחליט אם לאמץ כלי טכנולוגי או לא?

אני תמיד אעדיף לבחון בראש ובראשונה את הצרכים לפני שאני ניגש לבחון כלי מסויים. גם כשהצרכים ברורים וקיימת התאמה צריך לזכור שלכל כלי טכנולוגי יש עקומת למידה. התמקצעות בכלי מסויים עשויה לדרוש המון שעות של לימוד עצמי שמתובלות טוב בתהליך ניסוי וטעייה.

אני בעד שימוש בסט קטן של כלים שעובד לי מעולה, ובחינה זהירה של כלים חדשים ברקע מבלי לעשות שינויים מסיביים עד שכלי מסויים הוכיח את עצמו מעבר לכל ספק.

עבורי כיום, השילוב המנצח הוא סט הכלים של גוגל, בתוספת שני הכלים הנוספים האהובים עלי ועובדים מעולה יחד Airtable ו- Integromat.

מאחר וכבר חפרתי על Integromat, אז אני אספר עוד קצת על Airtable שהיא לדעתי המערכת הכי גמישה לבנות כל סוג של מאגר נתונים, ולקבל ממשק משתמש לא פחות ממושלם. כל זה כמובן, מבלי לכתוב שום שורת קוד.

אפשר לבנות ב Airtable מערכות מותאמות אישית לכל מטרה. למשל מערכת לניהול קשרי לקוחות, ניהול הזמנות או ניהול מלאי. קל מאוד לחבר טבלאות נתונים מאחת לשנייה וליצור תצוגות מגניבות שאפשר לשתף עם אחרים כדי שיוכלו לעדכן או רק לצפות במידע.

באתר https://airtable.com/universe תוכלו למצוא טמפלייטים שאנשים הכינו למטרות שונות ופשוט להעתיק ולהתחיל לעבוד.

מה המטרה של קהילת סופרטולס בעיניך?

המטרה של הקהילה היא בראש ובראשונה לעזור לאנשים לשמור על הזמן שלהם ולהתייעל באמצעות אמצעים טכנולוגיים.

למדתי שהיופי בקהילה הוא בזה שלא חייבים להיות טכנולוג כדי לעשות קפיצה בכל מה שקשור להתייעלות. מספיק ללמוד להשתמש בכלי פשוט אחד או שניים כדי להשתפר מהר. יש אנשים שהשיגו שיפור והתייעלות על ידי אימוץ של כלי שעוזר ליישם את שיטת פומודורו לעבודה במקטעי זמן. יש כאלה שאימצו כלי כמו Forest שמונע מהם לגעת בטלפון או לגלוש באינטרנט. ויש כאלו שפשוט קנו טיימר פיזי שיושב להם מול הפרצוף ועוזר להם לשמור על הזמן היקר שלהם.

אני חייבת להגיד שלפני הראיון חשבתי שלגיל בטח יש 9,000 כלים בשימוש קבוע ולא נספיק לעבור על כולם ושמחתי לגלות שהוא ממליץ על שימוש במספר מצומצם של כלים, זה גורם לי להרגיש שזה משהו בהחלט ישים עבורי. בנוסף, התחברתי לגישה של ניהול המשימות ואף התחלתי לפעול בצורה הזאת וזה אכן מייצר הרבה שקט.

הפוסט ראיון על ניהול זמן וכלים טכנולוגיים עם גיל קליין הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

5 טיפים לעיצוב פינת עבודה משפרת ביצועים

לירון וייס כהן — Fri, 25 Oct 2019 07:34:26 +0000

מי שעובד מהבית יודע שקל מאד לאבד ריכוז, לשוטט בפייסבוק או ללכת לקחת משהו טעים, שוב
אז כשמעצבים את פינת העבודה הביתית חשוב שהיא תעשה כמה דברים עבורנו:

פרודוקטיביות- שתכלס נעבוד ונצליח להיות מרוכזים ולהכנס ל"פלואו".
השראה- שתכניס אותנו לוייב הנכון, לאנרגיות שדרושות לנו ותפציץ אותנו ברעיונות מעולים.
אחסון וארגון- שיהיה בה מקום להכל בצורה נכונה שיהיה קל לשמור על הסדר.
שתעשה לנו טוב- פינה כייפית שממש כיף לשבת בה, שנשמח להתחיל בה את היום.

אז בואו נתחיל בטיפים:

טיפ מס' 1- מיקום פינת העבודה:
חשבתם שאתם אמורים לשבת בחדר הנוסף או בשולחן צמוד לקיר בהמשך הסלון?
ממש לא בטוח.

אל תהיו מקובעים ותתפסו על המקום הפנוי שיש לכם, אלא תפתחו את הראש ותחשבו איפה יהיה לכם הכי נעים לשבת.

בעיני הכי כיף לשבת במקום מואר ולא סגור ועם הפנים לתוך החלל ולא בצמוד לקיר.

השאלה הזאת ממש תשפיע על הרצון שלכם לשבת בחלל העבודה שלכם ולכן חשוב שתחשבו עליה טוב לפני שאתם מתחילים לעצב את איזור העבודה שלכם.

תשימו לב במיוחד לנושא התאורה-איזור העבודה צריך להיות מואר כך שלא תאמצו את העיניים ושיהיה לכם נעים. הכי טוב שיהיה כמה שיותר אור יום ולכן כשאתם בוחרים את איזור העבודה בבית, תעדיפו איזור ליד חלון כמה שיותר גדול ואפילו שני חלונות. במיוחד אם אתם מצלמים סרטונים או קורסים דיגיטליים בחלל או מקיימים פגישות יעוץ דרך המחשב. אתם תראו משמעותית יותר טוב.
אני החלטתי להוציא את פינת האוכל היפה שהיתה לי ולהפוך את המקום שלה לפינת עבודה כי הבנתי שהכי נוח לי לשבת ליד החלון הגדול בבית וכשאני במרחב פתוח. אם גם אתם הכי אוהבים לשבת בפינת האוכל שלכם, תחשבו טוב כמה אתם מארחים והאם אתם זקוקים לפינת האוכל או יכולים להסתפק בשולחן אחר באיזור המטבח. אופציה נוספת היא לעבוד בפינת האוכל ולעשות קיר ארונות מעוצב מאחוריה שישמש לאחסון משרדי כך שלחלל יהיו שתי פונקציות.

טיפ מס' 2- איתור הצרכים:

לפני שאתם מתחילים לעצב, תסתכלו על חלל העבודה כפי שהוא היום. איזה חפצים יש לכם, תשימו לב לגדלים שלהם ולנפח- הרבה קלסרים? מחברות? מספר מסכי מחשב? ספרים? מה יוצר את הבלגן?

תכינו רשימה עם כל קטגוריות המוצרים שיש לכם ואיפה הכי נוח לכם שהם יהיו וגם המידות שלהם. האם זה צריך להיות על השולחן, ממש קרוב אליו או לא. לגבי שולחן העבודה- האם הגודל שלו נוח לכם? מה הפעולות שאתם מבצעים על השולחן? האם אתם זקוקים למרחב?

התייחסות רצינית לצרכים שלכם תגרום לכך שיהיה לכם משרד ביתי סופר נוח ומפנק.

טיפ מס' 3- ריכוז והשראה

בין אם אתם אוהבים מינימליזם או מתים על פיצ'יפקעס כדאי לוודא שיהיו בחלל איזורי ריכוז ואיזורי השראה.

איזורי ריכוז- בלי עומס ויזואלי. בעיקר תרצו להעלים ניירת, חשבוניות ועוד דברים נוראים מהסוג הזה :-). אחסון סגור של הדברים הללו יצור שקט ורוגע בעיניים. איזור עבודה עם פריטים בודדים שנבחרו בקפידה למשל, מנורת שולחן יפה, כלי לעטים, עציץ קטן יאפשר לכם רוגע ופוקוס בעבודה.

איזורי השראה- כאן יהיו כל הפריטים שעושים לכם טוב, שגורמים לכם ליצירתיות ותחושה טובה. אלו יכולים להיות לוחות השראה יפים, תליית פריטים יפים של העסק כמו למשל תליית חוטים צבעוניים על הקיר בסטודיו לעיצוב אופנה, תמונות משפחתיות, תמונות, צמחייה ואקססוריז.
החלוקה בין איזורי ההשראה לאיזורי הריכוז תהיה לפי מבנה החלל ומהות העבודה. למשל אתם יכולים לייצר קיר מעניין שרואים מיד כשנכנסים לחלל, אבל כשאתם יושבים לעבוד אתם עם הגב אליו ואז הוא לא מפריע לריכוז. אפשר שקיר אחד שיש לכם מבט אליו, בישיבה ליד השולחן, יהווה השראה וקיר אחר רגוע או שבחלק התחתון של הקיר רגוע ובעליון השראה, כך שכשאתם בישיבה יהיה מראה יותר שקט וכשמסתכלים למעלה או עומדים יהיו פרטי ההשראה.

טיפ 4- Be yourself

החלל צריך לשקף את מי שאתם ואת העסק שלכם. לדוגמה, אם שמחת חיים מאפיינת אתכם, תכניסו איזה שהוא צבע מואר שעושה טוב בקיר אחד או באקססוריז. אם אתם יצירתיים, תחשבו על משהו מעניין ולא שגרתי לכלול בחלל.

מצלמים סרטונים לעסק ו/או מקבלים לקוחות בחלל העבודה?

אם כן, הנראות של החלל שלכם חשובה הרבה יותר. החלל ישמש את הנראות למותג שלכם ולכן חשוב שממש תבואו לידי ביטוי ושהעסק שלכם ייצג אתכם בכבוד :-). תחשבו על השאלות הבאות: למה הקמתם את העסק? מה אתם רוצים לשדר? מה מאפיין אתכם?
לגביי עיצוב קיר הרקע של הסרטונים לעסק שלכם, כתבתי פוסט שלם בנושא שאותו תוכלו לקרוא כאן

טיפ 5- הכיסא:

המון פעמים אני רואה פינות עבודה מעוצבות עם כסא מעוצב אבל לא נוח, למשל מפלסטיק. אם אתם יושבים הרבה שעות, תדאגו שיהיה לכם נוח ואל תתפשרו על זה. זה לא חייב להיות הכסא המשרדי הכי גבוה ומכוער שקיים, כמו הכסאות בוסים האלו במקומות עבודה, אבל כן כסא שתומך בגב. יש אפילו באיקאה כסא עם רשת בגב שהוא ממש נוח (יש לי אותו). רצוי שהכיסא יסתובב, גם כי זה נוח וגם כי זה כיף.

אז אם בא לכם לשדרג קצת את פינת העבודה או שאתם רוצים להתפנק בפינת עבודה חדשה לגמרי, אתם מוזמנים לפנות אלי, יש לי מסלולים גם לייעוץ וגם לעיצוב מלא, לפי רמות שונות של תקציב.

הפוסט 5 טיפים לעיצוב פינת עבודה משפרת ביצועים הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

ראיון על ניהול זמן וכלים טכנולוגיים עם לירון לביא טורקניץ'

לירון וייס כהן — Fri, 27 Sep 2019 08:17:21 +0000

פורסם במקור בקהילת סופרטולס- כלים לעל אנושיות.

לירון לביא טורקניץ' היא אשת גם וגם מטורפת. העשייה שלה כוללת בין היתר את העבודות הבאות:

מעצבת פונטים לחברות

מעצבת ב״ערברית״ מערכת כתב שפיתחה שמשלבת בין עברית לערבית

בעלת חנות אונליין של מוצרי ערברית

מרצה ומעבירה סדנאות על אותיות עברית וערברית בארץ ובעולם

כותבת ומראיינת מעצבות פונטים

מלמדת עיצוב בבצלאל ובעמק יזרעאל

חוקרת של האות העברית

מפיקה כנס שנתי בינלאומי לעיצוב פונטים

מנהלת את פרויקט המנטורשיפ של קבוצת Alphabettes המקשרת מעצבות פונטים בעולם שבו מקשרים מעצבים למנטורים

ואילו רק הפרויקטים שהיא יכולה לדבר עליהם

אה והיא גם אמא לשתי בנות

אז ברור שהשיחה שלנו סבבה סביב ניהול זמן ופוקוס כשעושים גם וגם וגם ומזל שיש לה תורה שלמה, לאחר שקראה והתנסתה בשיטות שונות.

אז ספרי לי מה הדרך שלך לנהל את הזמן בין העיסוקים השונים?

"המודל שאני מצאתי שעובד לי טוב הוא מודל ה-T ואותו לקחתי למקום שבו עובדים על הרבה דברים ויש תחום אחד בכל פעם שבו נכנסים לעומק.

קראתי בהקשר של הורות על Seasons of life שאומר שיש לנו עונות בהורות כי הילדים משתנים והצרכים שלהם משתנים ויישמתי את זה על העסק שלי.

אני מייצרת לעצמי עונות בעסק שהם למעשה פרויקטים שקורים בזמנים שונים, כך שאני יכולה לתת פוקוס לפרויקט מרכזי בכל תקופה. לדוגמה, כנס שאני מארגנת בספטמבר שלקראתו אשקיע את רב הזמן בהפקתו ופרויקט אחר באפריל שלקראתו אתמקד בעשייה שלו. כלומר, כל פעם נעים לרוחבה של ה-T, הסקילס שלי, ונכנסים לעומק במקום אחר.

אני בן אדם שמתעניין בהמון נושאים ואני יכולה להתלהב מהמון דברים ולכן אני בצורה מאד מכנית מחליטה במה להתמקד. אני עובדת לפי רבעונים ואז כל דבר שצץ אני שואלת את עצמי, האם שווה לי להשקיע בזה זמן פוקוס זה על פני המיקודים שתכננתי ואם כן אני אהיה מודעת שזה יבוא על חשבון דברים אחרים: אצטרך לישון פחות, לבלות פחות".

מה שעוזר לי לנהל את המשימות זה שיש לי "מקום" לכל דבר.

"רעיונות שקופצים או מחשבות שאני נזכרת בהם אני מיד כותבת במחברת בלגן. מחברת פיזית שבה כל מחשבה שקופצת לראש תכלל בה וזה עוזר לי להמשיך בעשייה שלי ולא לקפוץ למשהו אחר. אם אני בדרכים אז אני כותבת את הרעיונות ברשימה ב-Notion שנקראת to process.

בסיכום שבוע אני עוברת על הרשימה ועל המחברת ומוחקת מה שלא רלוונטי, ומעבירה את המשימות שכתבתי לרשימת המשימות המסודרת שלי.

בנוסף, יש לי רשימות ב-Notion לכל דבר: פודקאסטים שאני רוצה לשמוע, ספרים, סרטים, המלצות למסעדות וכו', רשימה שנקראת "Maybe someday" לרעיונות שאין להם זמן עכשיו (על פי GTD), רשימה של פרויקטים שאני עושה. רשימת סידורים, רשימת משימות לכל פרויקט.

אני גם שומרת ספרים מומלצים ישירות ב Audible ויש שם גם אופציה לשמור מיקום של קטעים מסוימים שאני רוצה לחזור אליהם, ממש כמו סימון בספר וזה נוח בנהיגה.

יש למי מגה רשימה שנקראת next action.

זאת בעצם רשימת to do אבל אני בחירת המילים הזו מדרבנות ומרגישות ממקום של בחירה מאשר to do שמרגיש יותר כמו משימה שחייבים, כמו לשטוף כלים (גם מבוסס על GTD)".

מהי שיטת התכנון שלך?

"התכנון שלי מבוצע ברמה שנתית, רבעונית. בהתאם אני גוזרת משימות ברמה חודשית, שבועית ויומית וגם מבצעת הבקרה/ review.

אני מכורה לתכנון, פרודוקטיביות וניהול זמן. קראתי על הנושא בצורה אובססיבית ובסוף הכל חילחל ואני מרגישה לאחר חצי שנה של הרבה ניסוי וטעייה שיש לי שיטה.

קראתי מאמר על: למה אנחנו אופטימים מידי בתכנון שלנו (מצורף בתגובות).

לכן, חלק חשוב בניהול זמן הוא לדעת מה לא לעשות, כי דברים נכנסים כל הזמן, הצעות חדשות, רעיונות חדשים שלי והזדמנויות. אם אני מתלבטת אם לעשות משהו אני מדברת עם חברים והם ישקפו לי את מה שאני אומרת וכך אבין אם כדאי לי לעשות זאת או לא. כל הזמן אני שואלת את עצמי כמה רלוונטי לי עכשיו לעשות את זה או לא".

תכנון שנתי:

"כל שנה אני מתחילה ב- review על השנה הקודמת. שרה פק בעלת הפודקאסט "Startup pregnant" סיפרה על רשימת שאלות שהיא שואלת את עצמה ב-review ואני אימצתי אותן. השאלות הן: מה היה? איך הרגשתי? מה היו ההישגים? קראתי הרבה על תכניות עבודה והן לא התאימו לי ושלה מאד נכונות לי.

התכנון הרבעוני שלי כולל מטרות כלליות וגדולות. לתכנון יש לי מחברת נפרדת שאני פעם בשבוע חוזרת אליה ובסיכומי חודש אני תמיד מסתכלת אחורה על התכנון של הרבעון. התכנון שלי מתייחס גם למטרות אישיות וגם למקצועיות".

תכנון רבעוני:

"רשימת שאלות שאני שואלת את עצמי לפני כל רבעון:

מה היה בחודש שעבר?

איך אני אדע שהגשמתי את המטרות שלי KPI/KR?

באיזה דרך אני עושה את הדברים?

מה חשוב לי בהתנהלות שלי?

אני כותבת בין 4-6 מטרות ומנסחת אותן בזמן הווה.

בסוף כל רבעון אני עושה review ובודקת אם עמדתי ביעדים שלי".

תכנון חודשי:

"לפני תכנון חודש אני עושה review של החודש הקודם. איפה התחלתי את החודש, מה הספקתי, מה למדתי. אני עוברת עם לוח שנה, עוברת על סיכומי היום ונזכרת בהישגים, דברים שלא עבדו, מטרות ואיך אני יודעת שהגשמתי אותן. אני מתעדת גם את התחושות שהרגשתי, וגם אליהן חוזרת. ה-review מבוצע בזמנים קבועים שלא ניתנים לשינוי כי להקדיש זמן לחשיבה של התמונה הגדולה תמיד נדחק הצידה במשימות היומיומיות.

לגבי החודש הבא, אני כותבת מה העדיפות האחת שאני בטוח רוצה לבצע החודש גם בבית וגם בעבודה. אני מסמנת דברים קבועים וסוגרת אותם ביומן כמו ימים שאני מלמדת, אירועים משפחתיים, טיסות לחו"ל וכו' וסופרת כמה ימים נטו יש לי לעבוד באותו חודש. זה עוזר לאזן את רמת הציפייה של לעמוד במטרות".

איך את נערכת למשל לחופש הגדול?

"אקח פרויקטים חדשים רק אם הם מאד שווים לי, אבל אהיה מודעת שרוב הזמן יוקדש לעבודה השוטפת שלי ולעבודה על הכנס (זה הפרויקט המרכזי ברבעון הזה). אני נערכת לכך שאשן פחות, אני גם מעלה את החשיבות של להיות עם הבנות שלי ורואה את הערך בזה. אני לא מתבאסת על כך שלא יהיה לי זמן כמו שיכולתי להרגיש בעבר. בנוסף, ביולי אני אתן יותר פוש בעבודה.

אני מתייחסת לזמן החופש של הבנות מהגן כאל מתנה של שבועיים, ולכן לא מתבאסת שלא אצליח להתקדם כמו בשאר השנה. מראש, אדע שהפוקוס שלי בחודשי הקיץ הוא הכנס, ואקח על עצמי עוד משימות רק אם הן שוות את זה. אני יודעת שזו תקופה מאד עמוסה מקצועית עבורי, ועם זאת מגיעה ההבנה שאצטרך לעבוד הרבה בלילות. עם זאת, תכנונים לחוד ומציאות לחוד, ואני יודעת שהדרייב שלי להתקדם עם פרויקטים שיזמתי יחלחל לכל רגע ביום".

תכנון שבועי:

"בכל סוף שבוע אני עושה Weekly review שלוקח לי כשלוש שעות שבו אני מסכמת את השבוע, עוברת על סיכומי היום ומעבירה מהרשימות האחרות ל-notion: ממחברת בלגן ומ- to process ל-next action. אם הייתי בישיבה למשל אוציא ממנה משימות. כך אני למעשה גורמת לכך שלא אהיה משותקת מבחינת הצעד הבא וכל פרויקט גדול יהפוך למשימות קטנות. זה השלב בו אני עושה את החשיבה של פירוק הפרוייקטים לחלקים קטנים, וכשאשב לעבוד על המשימות יהיה לי מאד ברור מה אני עושה".

תכנון יומי:

"אני מתחילה כל יום עם 3 משימות וכותבת אותן במחברת נוספת- יומן יפני שמכיל עמוד לכל יום. זה עובד נהדר. אם נגמרו לי המשימות אקח עוד ואם לא אעביר ליום הבא.

בחלק התחתון של הדף אני עונה על 5 שאלות בסיכום כל יום. מה ההישגים שלי היום? איך הרגשתי במהלך היום? מהם 3 הרגעים שעשו לי טוב? איך התקדמתי לעבר המטרה הגדולה ומה למדתי היום".

מה עוזר לך לשמור על פוקוס ביומיום:

"אני עובדת גם עם פומודורו, כלומר עובדת באינטרוולים של 25 דקות עבודה ו-5 דקות הפסקה.

מיילים- נקודת תורפה שלי. אלו משימות שמישהו אחר צריך ממני ולכן אני מגבילה קריאת מיילים לשלוש פעמים ביום.

אני אוהבת לחלק ימים שונים לעיסוקים שונים. משימת פוקוס אחת גדולה בתחום אחד של 2-4 שעות ועוד כמה שדברים קטנים. זה מאפשר deep work".

איך את מאזנת בין העבודה למשפחה:

"בעבר הייתי מגיעה לבנות שלי מיום עבודה עייפה עם הלשון בחוץ. לכן החלטתי שלפני שאני אוספת את הבנות אני מקדישה חצי שעה לעצמי. לאכול משהו קטן, לקרוא ספר, להתנתק ובעיקר להרגע מהחלק הראשון של יום העבודה. ככה שכשאני נפגשת איתן יש לי יותר אנרגיה. כשאני איתן אני שמה הגבלות של screen time באייפון כדי לא להתפתות לענות להודעות וכו' וכך יש לי שלוש שעות שאני רק איתן".

כלים נוספים שאני משתמשת בהם:

Togel– לתעד זמן על משימות לפרויקטים עבור לקוחות.

Loom– להקלטת מסך ווידאו. אני משתמשת בזה הרבה עם הצוות שלי וזה ממש חוסך זמן משמעותית במקום להסביר בדרך אחרת.

the great suspender – תוסף לכרום שמאפשר הקפאת טאבים שלא בשימוש

Unroll.me– מרכז ניוזלטרים ושולח בצורה מרוכזת.

Trello– משמש למעקב בחנות של ערברית – מנהלת החנות משתמשת בזה.

Slack– להתכתבות מהירה וקבצים בעיקר עם לקוחות בחו"ל.

משתמשת ב-reminders של האייפון לצורך תזכורות כאשר אני צריכה לבצע דברים בשעה מסוימת.

זאפייר- חיבור בין מסמכים ל-hubspot או הכלים של גוגל וכו׳

Type form– ליצירת טפסים, שאלונים וסקרים יפים.

Google spreadsheets– למשל בארגון הכנס, אני מסמנת בצבעים חוסרים וכ"כ הוקל לי לעקוב באופן ויזואלי מה חסר.

Google doc– כותבת שאני צריכה לשתף עם אנשים.

Scrivener– לכתיבת מאמרים אקדמאים, יש בה הערות שוליים וביבליוגרפיה.

Melel– לכתיבת מאמרים בעברית.

Notational– משמש אותי לשמירת תשובות שחוזרות על עצמן canned replies.

היה לי פשוט תענוג לראיין את לירון. אני בטוחה שזה הרבה לעכל, אז פשוט תשמרו לכם את התובנות ברשימות ב-notion

שלוש התובנות המרכזיות שלקחתי הן:

העונות בעסק, זה יוצר סדר והבנה שניתן לנהל פרויקטים רבים במקביל כשבוחרים כל פעם לתת פוקוס לאחד, מה שהופך את זה לאפשרי.
ניהול התחושות ובקרה עליהן שהיא לא פחות חשובה מהעשייה עצמה.
ההשקעה הגדולה ב-review אפילו ברמה היומית מאפשר תיכנון יותר נכון קדימה.

הפוסט ראיון על ניהול זמן וכלים טכנולוגיים עם לירון לביא טורקניץ' הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

ראיון עם עמית נויפלד, מייסד "תנועת ההאטה"

לירון וייס כהן — Sat, 07 Sep 2019 18:46:11 +0000

אני עוקבת אחרי תנועת ההאטה כבר תקופה, היות והערכים שלה מדברים אלי ואני מתלבטת איך ליישם אותם בחיי. אחד מעקרונות התנועה הוא עיצוב איטי (Slow design) ולכן החלטתי לראיין את עמית נויפלד מייסד תנועת ההאטה בנושא.

עמית הוא יליד 1975, מייסד ועורך אתר תנועת ההאטה ומחבר הספר "היסטוריה של מהירות"

מהי תנועת ההאטה?

תנועת ההאטה, כפי שאפשר אולי לנחש משמה, היא תנועה שמבקשת מאיתנו לבחון מחדש את האופן שבו אנחנו מנצלים את המשאב היקר ביותר שלנו עלי אדמות – הזמן. היא קוראת לנו להטיל ספק ברעיונות תרבותיים שרבים משקיעים בהם את מירב זמנם ומרצם, למשל, קריירה (ובאופן יותר כללי, התייחסות לעבודה כאל תכלית ומרכז החיים), או צריכה (כאמצעי להגדרה עצמית, החצנה של הצלחה או סתם צורת בילוי), ולבחון מחדש את הקשרים שאנחנו מנהלים עם העולם שסובב אותנו, החל במשפחה וחברים, וכלה במזון שאנחנו אוכלים ובאופן שבו אנחנו מבלים את הפנאי. כדי לחשוב מחדש, להרהר ולערער, אנחנו צריכים קודם כל להאט. להפסיק את הריצה על אוטומט כדי שנוכל לחשוב בבהירות ומחדש על המוטיבציות הבסיסיות שלנו לכל פעולה. על הדברים שבאמת גורמים לנו הנאה.

מהו עיצוב איטי?

עיצוב איטי, שלוחה אחת של תנועת ההאטה, הוא בעצם התפתחות של רעיון העיצוב המקיים. בשנות החמישים של המאה שעברה, רעיונות של עיצוב לשבר והתיישנות מתוכננת החלו להיתפס כאמצעי להניע את גלגלי התעשייה והכלכלה. במקביל, התפתחויות טכנולוגיות האיצו את הוזלת חומרי הגלם, עד שנוצר מצב שלצרכנים השתלם יותר לזרוק ולהחליף בחדש מאשר לתקן מוצרים. הנזק הסביבתי והניצול של משאבים מתכלים לא נלקח כמובן בחשבון. העיצוב המקיים ביקש להחזיר את הגלגל לאחור ולגרום למעצבים לחשוב מחדש על תפקידם בעולם. האם אנחנו רוצים לייצר מוצרים רגעיים שפוגעים בכיס הצרכן ובעולם, הוא לעצב מוצרים עמידים, מחומרים שניתן להשיב אחר כך לשימוש מחדש, ולצמצם למינימום את טביעת הרגל הפחמנית שלהם על העולם. העיצוב האיטי לוקח את הרעיונות של העיצוב המקיים, ומעלה אותם מדרגה נוספת – כעת לא מדובר רק על עיצוב וייצור של מוצרים איכותיים ומחומרים ידידותיים לסביבה, אלא מחשבה חדשה לגמרי על מה זה אומר לעצב דבר מה עבור משתמש. מה הערך שאני רוצה להעניק לעולם. כשאני מעצב טלפון חדש, האם אני רוצה רק שהמשתמש בו יבלה כמה שיותר זמן במחיצתו, יתמכר לזרם המידע האינסופי ויספוג כמה שיותר פרסומות, או שאני רוצה מכשיר חכם שיידע לתת ערך אמיתי, לצור חיבור בין אנשים ולאפשר את השקט והשלווה שאנשים זקוקים להם. כשאני מעצב צעצוע לילד, האם אני רק רוצה למשוך את תשומת ליבו ברגע המכירה, ולשם כך משתמש באורות בוהקים, פלסטיק צבעוני ואפקטים קוליים, או שאני רוצה לעצב משחק שיאפשר לו לפתח את היצירתיות שבו, את הדמיון שלו, וילווה אותו לאורך שנים ארוכות. כשאני מעצב דירה, איך אני עושה זאת באופן שמבטל עד כמה שאפשר את ההפרדה בין בני הבית ויוצר חיבור מוצלח יותר ביניהם, ועוד ועוד.

האם עיצוב איטי מתייחס לסביבה שמעודדת נוכחות בחיים?

בהחלט, נוכחות היא אלמנט חשוב בתנועת ההאטה, ומטרתו העיקרית של העיצוב האיטי היא לבטל הסחות דעת מיותרות ולאפשר לנו ליהנות מהדברים החשובים באמת בחיים – הקשרים שאנחנו מנהלים עם עצמנו ועם אחרים.

האם עיצוב איטי הוא בהכרח עיצוב מינימליסטי?

לא. עיצוב מינימליסטי אמנם מאפשר מינימום הסחות דעת, והוא מייצר סביבה שמעניקה מקסימום ערך ומינימום הפרעות, אבל הוא לא מחייב. עיצוב איטי הוא כל עיצוב שמאפשר לך לחיות את הרגע הנוכחי בצורה יותר מלאה ומספקת, ואני אתן שתי דוגמאות: לפני שבוע, ולרגל יום הולדת של חמותי, הגענו לסיור בדירה ביפו שבעליה הפכו אותה למעיין מוזיאון לחפצי נוסטלגיה ישראליים. צעצועים,רהיטים, עיתונים, כלי מטבח, אופניים, אריזות – הכול משנות החמישים והשישים. הדירה עמוסה בטירוף, אין כמעט פינה שלא מפגיזה אותך ברשמים חדשים, אבל, וזה אבל חשוב, הכול ביחד יוצר אווירה הוליסטית של רעיון אחד שמחבר אותך בכל נימי נפשך לכאן ועכשיו. ריבוי החפצים לא מסיח את דעתך אלא רק מאפשר לך לחוות חוויה ייחודית בצורה יותר מלאה. אני מניח שגם עבור בעל הדירה,שמתגורר בה בדרך קבע, אלפי הפריטים לא מהווים מעמסה, אלא הם יוצרים חיבור עמוק בעבורו למקום בו הוא חי. באופן דומה, בר קוקטיילים שחביב עלי, "בל בוי", יוצא מגדרו כדי להעניק חוויה של מועדני ג'אז משנות השישים של המאה שעברה. המוזיקה, הלבוש של העובדים, ועוד מאות פריטים מכניסים אותי כמעט בהכרח להוויית עולם של פעם – הם מאפשרים לזמן להימתח והשהות הופכת להיות הרבה יותר מודעת. המשקה שאני שותה, והחברה שעמה הגעתי למקום, מועצמים על ידי ההצגה שעוטפת אותי מכל כיוון.

בשורה התחתונה, עיצוב איטי נתון לפרשנות אישית. בחלל האישי שלי אני מעדיף עיצוב מינימליסטי, אבל כאספן ואגרן לשעבר אני יכול להבין מדוע אנשים אחרים יימצאו את האיטיות דווקא בריבוי. הרעיון הוא למצוא את הסיפור שמחבר את הכול ביחד ומאפשר לך את אותה נוכחות. אם מדובר בערב רב אקלקטי של רעיונות שלא מתחברים, התוצאה תהיה קקופוניה שרק תגרום תסכול.

האם עיצוב איטי מתייחס לסביבה פרודוקטיבית ולפוקוס?

בהחלט, עיצוב איטי מבקש לאפשר לנו להתרכז במה שחשוב לנו, במה שמעניק לנו ערך. זה לא רק עיצוב של חללים או מוצרים. ניקח את הטכנולוגיה לדוגמה – היא לא רעה או טובה לכשעצמה, היא כוח שאנחנו בוחרים איך להפעיל אותו. טריסטן סטיוארט היה מנהל מוצר בגוגל שחווה הארה, הוא הבין שהוא מבזבז את חייו בניסיון לייצר מניפולציות שיגרמו למשתמשים לבלות כמה שיותר זמן באפליקציות שהוא מייצר, וזאת כדי שהם ייחשפו לעוד פרסומות. הוא עזב את החברה והקים את ארגון Time Well Spent שכל מטרתו לעצב ולתמוך במוצרים שמאפשרים לאנשים לבלות כמה שפחות זמן ברשת, תוך כדי יצירת מקסימום ערך למשתמשים.

האם יש דרכים ליישום עיצוב איטי במקומות עבודה?

מקום העבודה הוא הראשון שבו רצוי ליישם עקרונות של עיצוב איטי. בחירה בחומרים מקיימים, צבעים מרגיעים, שילוב בין פנים לחוץ (לאפשר לעולם שבחוץ להשפיע על יום העבודה, ולא לבטל את קיומו באמצעות פלורסנטים, ווילונות ומזגנים), ביטול של הסחות דעות, שימת דגש על חללים משותפים שמאפשרים תקשורת ישירה, הוספה של צמחייה טבעית ועוד ועוד.

האם עיצוב איטי מעודד מגורים בדירות קטנות?

מאחר וקיימות היא ערך מרכזי של העיצוב האיטי, הוא בהחלט מעודד כל אחד מאיתנו לצמצם את המקום שהוא תופס בעולם. אין שום הצדקה למגורים בבתים פרטיים, ואין שום הצדקה למגורים בדירות ענק של 200+ מ"ר. העתיד הוא בערים גדולות, צפופות, ובחיים בדירות קטנות שמתוכננות בצורה פונקציונלית טובה, עם ריהוט חוסך מקום.

מה החשיבות של עיצוב איטי?

בימים אלה, כשעולם מתעורר מהאנגאובר ארוך ומבין את ההשלכות של כניסה למיטה עם כלכלה המבוססת על צריכה תמידית וצמיחה אינסופית, לעיצוב האיטי יש חשיבות מרכזית. אנחנו צריכים לקדם רעיונות של עיצוב מקיים, כגון התפיסה העיצובית של "מעריסה לעריסה" (שמבקשת לעצב ולייצר מוצרים מחומרים שיכולים לחזור ולהזין את העולם ולייצר אפס פסולת בתהליך), ורעיון השירותיות –תפיסה לפיה כל עולם השירותים יעבור למודל של השכרה במקום בעלות פרטית. מעבר לזה, אנחנו צריכים לעצב ולייצר איים של שקט עבור משתמשים שהתרגלו להיות במצב של קליטה בכל רגע נתון,וחללים שמאפשרים חיבור בין אנשים במקום יצירת "תאים" פרטיים שמעודדים הפרדה וניכור.

האם בעיניך יש משמעות ליישום עיצוב איטי כאשר לא מיישמים את יתר העקרונות של תנועת ההאטה?
כן. מה שיפה בתנועת ההאטה זה שהיא לא מחייבת בשום צורה. אדם יכול לחיות לפי העקרונות של מזון איטי ולבלות את החופשות שלו בטיולים מאורגנים שלי מרגישים כמו מסע אלונקות. אחר יכול לנפוש לפי עקרונות התיירות האיטית, אבל לעבוד כמו משוגע בשאר הזמן כי זה מה שעושה לו טוב. עם זאת, מי שיתחיל ויאמץ לחייו עקרונות של נדבך אחד מהתנועה, עלול לגלות עד מהרה שזה אכן גורם לו להנאה ואושר, ולפיכך הוא ירצה לבדוק את האפשרויות הנוספות שהתנועה מציעה. מדובר, ללא ספק, במדרון חלקלק.

כיצד יישמת את עקרונות העיצוב האיטי בביתך?

נועה ואני החלטנו לעצב את הדירה שלנו לפי עקרונות "הבית האיטי", וזה אומר שיצרנו חלל אחד גדול שבו ממוקמים המטבח, הסלון וחדר העבודה יחדיו, וחדר שינה קטן בנפרד. החלוקה הזאת מבטיחה שנהיה כמה שיותר זמן ביחד כשאנחנו בדירה, גם כשאנחנו לכאורה עושים דברים שונים. אני מבשל במטבח ונועה עובדת על פרויקט באזור חדר העבודה, אבל עדיין יש בינינו קשר עין ואנחנו יכולים לשוחח. רוב הבתים מעוצבים היום באופן שמעניק לכל דייר (ילד או מבוגר) חלל אישי גדול מספיק כדי שהוא לא יצטרך לצאת ממנו לעולם. הבית האיטי מבקש למנוע זאת – לעצב חלל גדול ומזמין שמאפשר לבני הבית לבלות ביחד כמה שיותר זמן.

טלוויזיה אין לנו, ובכל מקרה ההמלצה היא לא להציב אותה במכרז הסלון, אלא להסיט אותה לפינת צפייה קטנה, שבאופן טבעי תצמצם את השימוש. עוד דגש הושם על שימושיות: שולחן האוכל שלנו הוא פלטה שנשלפת מאי המטבח. במצב הרגיל שלה היא מתאימה לשניים או שלושה סועדים. במשיכה קלה היא הופכת לשולחן שיכולים להסב אליו בנחת 7-8 סועדים. זה מאפשר לנו לארח מבלי לאלץ אותנו לבזבז שטח גדול על "פינת אוכל". ארון דו צדדי מהרצפה ועד התקרה יוצר את ההפרדה ההכרחית בין החלל הראשי לחדר השינה, והוא הגיע במקום קיר מיותר שנהרס.

כל הרהיטים בדירה שלנו נושאים בולים של מס מותרות, מה שאומר שהם בני שישים פחות או יותר. בסלון יש לנו כורסת סבתא שנפתחת למיטת יחיד (כן, ריהוט חוסך מקום זאת לא המצאה חדשה) ויחד עם הספה הגדולה היא מאפשרת לנו לארח מבלי להזדקק לחדר אורחים. גם המקרר, אגב, חגג שישה עשורים. הוא מתוצרת אמקור, ומתפקד כחדש אחרי עבודת שיפוץ וחידוש של רפי מחנות "תקופה"בשוק הפשפשים.

הנה מספר תמונות מביתם המקסים של עמית ונועה.

הרשמו לניוזלטר וקבלו עידכונים

[contact-form-7 id="3620" title="newsletter"]

הפוסט ראיון עם עמית נויפלד, מייסד "תנועת ההאטה" הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

סקר להייטקיסטים על פרודוקטיביות

לירון וייס כהן — Sat, 07 Sep 2019 12:08:54 +0000

רציתי להבין האם חללי העבודה כפי שהם היו מאפשרים פרודוקטיביות. ערכתי סקר בקרב הייטקיסטים שמספר קהילות בפייסבוק (הסקר לא נעדה על פי מדגם מייצג אך עדין לדעתי יש חשיבות לתשובות שלו).

להלן התוצאות של הסקר:

סיכום התוצאות העיקריות למי שאין זמן לצפות בסרטון:

28% מהמשתתפים ענו שסביבת העבודה שלהם אינה פרודוקטיבית.
48% ענו שהסביבה פרודוקטיבית ברמה 6 או 7 מתוך 10.

64% עובדים בסביבה רועשת.

87% רוצים לעבוד בחלק מהזמן במקום שאסור להפריע להם.

הסיבות לחוסר פרודוקטיביות שתוארו היו רעש, אקוסטיקה גרועה, אופן ספייס, קירות שקופים וחוסר פרטיות, חוסר במקום יעודי לפגישות, הפרעות מאנשים אחרים וריבוי משתתפים בישיבות.

רב הנשאלים מרוצים מסביבת הישיבות בחברה.
רב הנשאלים מרוצים מאיזור האכילה/ מטבח בחברה.

רב הנשאלים מעוניינים בסביבת עבודה מעוצבת,
ובעיקר מעוצבת בצורה שעוזרת לפרודוקטיביות!

רעיונות שמשתתפי הסקר העלו להעלאת הפרודוקטיביות של סביבת העבודה:

הפרדה טובה יותר בין איזורי עבודה עצמית לעבודה בצוות.
משרדים קטנים שאפשר לסגור את הדלת ולא אופן ספייס או מיני אופן ספייס.
חדר אקוסטי
שולחנות עמידה
חדרי ישיבות קטנים לאדם אחד/שניים.
חדרי ישיבות עם דלת סגורה.
שימוש בצבעים נעימים, הרבה חלונות.
נהלים של שמירת על שקט במקום העבודה.
חדר שקט שאסור לדבר בו- למשל משרד לבן אדם אחד שניתן לשריין כמו חדר ישיבות.
קפסולות שינה
אפשרויות מגוונות לעבודה: במרפסת, על פוף.

הרשמו לניוזלטר וקבלו עידכונים

[contact-form-7 id="3620" title="newsletter"]

הפוסט סקר להייטקיסטים על פרודוקטיביות הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.

ראיונות על כלים טכנולוגיים והפעם עם ליאור פלוטקין

לירון וייס כהן — Sat, 07 Sep 2019 11:19:02 +0000

פורסם במקור בקהילת סופרטולס- כלים לעל אנושיות

מי הוא ליאור פלוטקין?
עו"ד שכיר ביום וסופרטולר בלילה, כשהמוטיבציה המרכזית – קידום העסק של אשתו.
הוא לא יכול להשתמש בכלים חיצוניים בעבודה בגלל בטחון מידע ועיקר השימוש שלו בכלים הוא לצרכים אישיים וניהול וקידום העסק של אישתו.

מה אתה אוהב בקהילת סופרטולס?
"הלמידה על הכלים פותחת את הראש. גם אם לא כל כלי שאני מוצא אני ממהר לאמץ לשימוש, הוא לכל הפחות יגרה את הדימיון לגבי המחשבה שהושקעה בו, הבעיות שהוא נועד לפתור, תהליך הפיתוח שלו וכו' ומתוך כל אלו – אני לוקח פרקטית את מה שמתאים לי. לפעמים זה יהיה המוצר הסופי, לפעמים תהליכים שאני מיישם באמצעות כלים אחרים, ולפעמים אלו יהיו מסקנות או תובנות כלליות. באופי שלי אני ביקורתי ותמיד חושב איך אפשר לייעל דברים".

כלי שאני אוהב לשימוש אישי:
"כלי ליצירת הרגלים ו-Personal goals שנקרא HabitBull מאפשר הגדרת הרגלים ויעדים לכל הרגל. לאפליקציה ממשק נוח, ועל ידי הגדרת יעדים אישיים והיא עוזרת לי למשל לקום ב- 6:30 בבוקר, להכנס לזמן "עבודה עמוקה" מקסימאלית בכל יום עבודה, לצאת 3 פעמים מוקדם מהעבודה, לזנק מהמיטה ישר כשהשעון מצלצל בלי להזדקק לנודניק ועוד. בעיני עצם סימון ה-וי בצ'קליסט נותן תחושה של הישג, וזו מוטיבציה מצויינת להתמיד ולהשתמש בכלי".

דרך נוספת לסגל לעצמי הרגלים – היא שינוי מחשבתי שלמדתי מפוסט בקבוצה של סופרטולס. במקום להתייחס לפעולה שרוצים לסגל כאל הרגל עצמאי, 'מדביקים' אותו לפעולה שאנחנו כבר מורגלים בה. להתייחס לפעולה כהמשך ישיר למה שאתה כבר עושה, למשל, אם מכניסים לראש שחלק מפעולת התשלום על משהו היא גם לצלם את החשבונית כדי להעביר לרו"ח – אני חושב עליהן כפעולה אחת, בלתי נפרדת, וכך אני 'מאמץ' את פעולת הצילום אל תוך פעולת הקניה.

איך אתה מגדיר לעצמך מטרות בחיים וסדרי עדיפויות?
"אני מאמין בפירמידת הצרכים של מסלו. עד שאני לא מרגיש ששלב מסוים מגיע לאופטימיצזיה אני לא עובר לבא, ואם וכאשר יש קונפליקט בין אלמנטים משלבים שונים בפירמידה – תמיד השלב הבסיסי יותר יגבר למשל:
לישון טוב
לאכול טוב
לעשות כושר
לאהוב את אישתי
מימוש עצמי/ קריירה
לפי זה אני מציב מטרות באפליקציה של ההרגלים. האפליקציה מאפשרת מעקב וביום יום אני מקפיד לעקוב על הביצוע."

כשצריך להכנס ל"עבודה עמוקה" – ליאור משתמש בשני כלים חלופיים (פעם זה ופעם זה, מחליף ביניהם שמתחשק)
Forest כלי שמעודד הימנעות משיטוט באתרים גוזלי זמן בשעות בהן אני עובד או רוצה להיות מרוכז במשהו ספציפי, לפי שיטת פומדורו, כך שבזמן שעובדים גדל עץ וירטואלי ואם נכנסים לאתר לא רצוי זה הורג את העץ. ואף אחד לא רוצה להרוג עצים.

"בגלל שיש לי בעיות קשב וריכוז חריפות – סיגלתי לעצמי טריק קטן ואוונגרדי שמיועד לסייע להתמיד ב"עבודה עמוקה".
יש לי שעון מעורר מאז שהייתי קטן, מעצבן כזה כמו של פעם, עם כפתור snooze של 5 דקות. הוא מונח לצד המקלדת, וכשאני מתחיל לעבוד, אני מכוון אותו שיעבוד עוד כמה דקות. בכל פעם שהוא מתחיל לצלצל, אני עוצר לחלקיק שניה, ובודק את עצמי – האם אני עדיין מרוכז במה שרציתי לעשות? האם משהו מפריע בסביבת העבודה? גיליתי שהרבה פעמים 'נסחפתי' למשהו אחר. או שנמרחתי עם העבודה. השעון עוזר להזכיר מה אני עושה ומחזיר אותי לתלם.
אמנם מדובר ב'הפרעה' חוזרת – אבל היא מינורית – ומסתבר שב-Long run – הזמן שנגזל על לחיצה שוב ושוב על snooze והפסקה רגעית של רצף העבודה, לא מתקרב בכלל לזמן שנחסך בגלל הסחות ממשיות שכולנו מכירים.

אם בדרך כלל הדעה הרווחת היא שלצורך "עבודה עמוקה" צריך לצמצם הסחות למינימום – אז מתוך תפישה שאין דבר כזה סביבה נקיה מהסחות – אני יוצר לעצמי הסחה שיטתית 'מפוקחת' שמטרתה לעזור לי לוודא שאני עדיין במוד עבודה עמוקה. "

כלים לעסק קטן:

"אשתי עצמאית ומנהלת עסק של 'One woman show'. יש לה, בלי עין הרע, הרבה לקוחות והפניות שלה לטפל בכל המטלות האדמיניסטרטיביות שכרוכות בניהול עסק עצמאי הופכת ונהיית מוגבלת ככל שהעסק שלה מתפתח: תשלומים לרשויות, ניהול חשבונות, הצעות מחיר, תקשורת עם לקוחות העברת חומרים לרו"ח וכו'. שמתי לב שהיא עושה כל כך הרבה דברים שניתן, במאמץ קל, לגרום להם לקרות לבד, או ספציפית – לעשות להם אוטומציה, ולחסוך זמן יקר בשימוש בכלים חכמים.

העברה לרו"ח- בניתי ממשק עם הרו"ח שמאפשר להזרים לו חשבוניות עם טופס אינטרנטי וגוגל דרייב על ידי שימוש ב- JotForm וזאפייר. במקום לשבת פעם בחודש על חשבוניות, היא כל פעם מצלמת את החשבונית, ממלאת שני שדות וזה עולה לתיקייה באופן מיידי. שוב בעזרת אוטומציה, פעם בחודשיים זה עובר לרו"ח.

אשתי שולחת הודעות קבועות ללקוחות שלה, בתזמונים מסויימים. ההודעות מותאמות פרטנית לכל לקוח ולכל סיטואציה – וחייבות לעבור בקרה ידנית שלה – אך עדיין מבוססות על מעין-שלד.
לכן בניתי כלי שאוסף נתונים קודמים (מטופס, לדוגמא) ובאמצעות זאפייר וגוגל שיטס, יוצר באמצעותם לינק ייעודי, שלחיצה עליו פותחת אצלה בוואטסאפ את מסך של הודעה לנמען הרלוונטי, עם טקסט מוכן לשליחה. כל מה שנותר לה לעשות הוא לוודא את המידע, לערוך תוספות פרטניות אם נדרש – וללחוץ 'שלח'. זה חוסך לה שעות בחודש. בהקשר הזה – אוטומציה מלאה של וואטסאפ מעבר לפינה – אבל היא עוד לא נגישה לציבור הרחב (אלא רק באמצעות משווקים ופלטפורמות אחרות). השימוש בלינק ייעודי הוא הדבר הכי קרוב לזה, לשימוש 'אישי'.

הלינק בתגובות.

כלי אוטומציה נוסף (או יותר נכון – מערך כלים שנבנה עבור ענבל (אשתו)):
"תהליך שמתחיל בהפניה מדף הפייסבוק או מהוואטסאפ – להזנת טופס איסוף פרטים ללקוח חדש. הלקוח ממלא שם, פרטי קשר, ופרטים רלוונטים נוספים הדרושים לצורך בדיקת היתכנות העסקה ומתן הצעת מחיר. המידע מהטופס מאוחסן בגוגל שיטס. משם נפתח לה כרטיס ב-Piperide (CRM), נוצר לה יוזר ב- google contact בתוספת תמונה מהגוגל., אירוע יומן רלוונטי, כרטסת בתוכנת הנהלת החשבונות – ועוד פעולות נלוות.
השלב הבא הוא לרכז עבור ענבל, את כל המידע במעין 'דשבורד' – שמכיל תצוגה נוחה ופרקטית של המידע הדרוש להמשך התהליך.

כל המידע הזה מרוכז בעמוד אחד ייעודי בו הוא מוצג באופן נגיש ונוח. העמוד הזה מנוהל באפליקציה שהכנתי באמצעות שירות שנקרא Glide – שהוא פלא כשלעצמו. השירות מאפשר יצירת אפליקציה אישית מתוך דאטה בייס ב-google sheets בלי לכתוב שורת קוד אחת.
אך דף הפרטים באפליקציה לא מכיל רק מידע רלוונטי שנאסף מהלקוח לצורך קבלת ההחלטה (הצעת המחיר, היתכנות העסקה). על מנת שהוא יהווה 'דשבורד' יעיל – העמוד גם כולל את אותן הפונקציות הספציפיות שרלוונטיות לשלב זה ב'חיי' העסקה, כמו למשל קישור ליומן גוגל לבדיקת פניות ולו"ז, וכן כפתורים שבהם שתולים הלינקים לוואטסאפ שעליהם דיברנו מקודם. כך,באמצעות לחיצת כפתור אחת – היא יכולה להעביר ללקוח מסר מוכן מראש באמצעות הוואטסאפ – הנחיות להמשך התהליך – או דחיה.

המטרה היא שבשימוש במסך יחיד ותמציתי, היא גם תקבל את התמונה המלאה הדרושה לה לצורך קבלת החלטה – וגם גישה לפונקציות הרלוונטיות לצורך המשך התהליך.

כל המערך הזה חוסך לה זמן משמעותית.

האם אתה מנהל את כל החיים שלך בפלטפורמה מסוימת?
"לא, אני כן אוהב לשמור כל מיני בלוגים שאני רוצה לקרוא ולהציב מטרות חיים אבל אני לא רוצה להתנהל כמו מכונה. אני רוצה לייעל דברים על מנת שיתפנה לי זמן לנפוש. הצבת יעדים ומטרות זה חשוב, אבל אני לא במירוץ אחרי אף אחד. השאיפה שלי היא לנהל את עצמי ואת המטלות והיעדים שלי, ופחות לתת לליאור של לפני שבוע, או חודש, או שנתיים לנהל אותי מתוך מסך או מסד נתונים כזה או אחר. ניסיתי להשתמש לדוגמה ב-Notion המדובר, אבל זה הרגיש לי כמו להיכנע לחלוטין ולהתמסר למירוץ. אין לי כוונה כזו. אני נהנה, ומתכוון להמשיך ליהנות, מ-wind downs לא מתוכננים ולא מוסדרים. עם אפס רגשות אשם.

שמעת על "תנועת ההאטה"?
"כן אני מאד מתחבר לזה. אחת האופציות שחשבנו היא להציב קרוואן בשטח חקלאי בבת שלמה. לחיות חיים אחרים. כרגע זה יותר בגדר פנטזיה – אבל מי יודע, אולי זה עוד יקרה. מאחל לעצמי שנתפוס אומץ ונלך על זה מתישהו".

אז איך אתה בוחר את התהליכים בעסק שאתה רוצה לייעל לה?
"המטרה היא להשאיר לה רק את הליבה של העסק, שזה שני דברים: (1) העבודה עצמה – השירות שהיא נותנת -שדורש את הכשרון שלה, את העבודה בידיים. דבר נוסף שמצאנו שאין לו תחליף הוא המכירות. ה-pitch. שיחת המכירה הטלפונית. כן היו מחשבות על לנסות גם לצמצם את זה, אבל אנחנו עוד לא שם. (2) כמובן – קבלת החלטות מהותיות – שאת זה אף מכונה לא יכולה לעשות. מלבד אלו – כל יתר המטלות בשוטף יכולות לעבור לקרות לבד באמצעות אוטומציה. כל דבר שלא כולל את הכישרון האישי שלה או קבלת החלטות. אני מתכנן בהמשך לעשות אוטומציות נוספות לניהול לקוחות וניהול העסק, כשמטרת העל היא לפנות זמן – גם כדי לנפוש – וגם כדי להותיר מקום ל-BizDev – שמטבע הדברים – תמיד יגיע אחרי ניהול ה'שוטף' של העסק".

היה ממש כיף לראיין את ליאור.

אשמח לקרוא תגובות ולדעת מה מעניין אתכם לפעמים הבאות.

הרשמו לניוזלטר וקבלו עידכונים

[contact-form-7 id="3620" title="newsletter"]

הפוסט ראיונות על כלים טכנולוגיים והפעם עם ליאור פלוטקין הופיע לראשונה ב-לירון וייס כהן.