ראיון על ניהול זמן וכלים טכנולוגיים עם גיל קליין

ביום יום שלי אני מוביל טכני של פרוייקטי אוטומציה של בדיקות תוכנה. כל פרויקט כזה נמשך בדרך כלל עד כחצי שנה ומטרתו להשיג אימפקט גדול בזמן קצר על ידי ״איטמוט״ של תהליכים ידניים. הצוות מונה עד כ- 10 מהנדסי אוטומציה, כאשר התפקיד שלי נחלק לאחריות על הפרויקט מצד אחד, ומצד שני מנטורינג, וליווי של המהנדסים בפן האישי והמקצועי כדי שיוכלו להצליח במשימה שלהם. מה שאני מאוד אוהב בתפקיד שלי זה שהוא מאוד דינמי ומחייב עבודה בסביבה משתנה גם מבחינת האתגרים הטכנולוגיים המשתנים וגם מבחינת המהנדסים שעובדים איתי.

פיתחתי כלי אוטומציה כשהתחום עוד היה בחיתוליו בתחילת המילניום. במסגרת עבודתי צפיתי בהמון תהליכים שהקולגות שלי ואני ביצענו ושמתי לב שהרבה מהתהליכים חוזרים על עצמם. הבנתי שחזרה ידנית על תהליכים זהים, היא לא רק משעמת ולא יעילה, אלא גם הופכת מהר למצע גידול לטעויות אנוש. מרגע שהבנתי את זה, התחלתי לחפש את התהליכים שקל יחסית ״לאטמט״ , בניתי אב טיפוס ואז הצגתי את הפתרון לבעלי העניין בחברה.

אז תהליך חשוב שבניתי בשנה האחרונה קשור לאנשים שפונים אליי כשהם נמצאים בתהליך חיפוש עבודה.

מאד חשוב לי לנסות לעזור לאנשים בתהליך חיפוש העבודה בשוק שמלא בהפתעות טובות יותר וטובות פחות. מצד שני לעסוק בהעברה ידנית של קורות חיים והכרות של משרות, הופך תהליך לא יעיל בעיקר כשזה לא המקצוע שלך.

מאז שייסדנו את קהילת הייטקיסטים לפני כשנתיים, אני מקבל המון פניות מאנשים בטלפון, וואטסאפ, לינדקין ופייסבוק בבקשה לעזור בחיבורים ספציפיים או חיפוש עבודה באופן כללי. זה הגיע למצב שמנהלים מגייסים התחילו לפנות אליי שאעזור להם במציאת מועמדים טובים. מאחר והשמה זה לא ממש המקצוע שלי, ומצד שני לא הייתי רוצה להשאיר אנשים ללא מענה, החלטתי לבנות לוח משרות שירכז את כל הפניות שמגיעות ממגייסים וממחפשי עבודה. באמצעות Airtable יצרתי לוח שבו כל אחד יכול להוסיף משרה והמחפשים יכולים לצפות במשרות הקיימות בזמן אמת לפלטר ולמיין לפי הצורך. הטמעתי את הלוח המשרות מבוסס Airtable בתוך אתר הקהילה, ומאז יש לנו מענה אוטומטי לאלו שמגייסים ולאלו שמחפשים במסגרת הקהילה. כל מה שנותר לי לעשות הוא להגדיר ״קיצור טקסט״ שפועל גם במחשב וגם במובייל ומסביר איפה מוסיפים משרות ללוח ואיפה מעבירים קורות חיים למשרות קיימות.

אנחנו משתמשים המון בשפת התכנות פייתון אז הכלים שלי בעבודה הם יותר ספציפית לסביבת הפיתוח הזאת. מבחינת שיתוף מידע, אנחנו משתמשים בפלטפורמות סטייל Wiki, כדי לתעד ולשתף מידע שחיוני למספר גדול של אנשים שגם יוכלו לערוך , לתקן ולשפר את התיעוד בהמשך.

אני מאד אוהב את ארסנל הכלים של גוגל Google Forms, Google Docs, Google Sheets אני משתמש אינטנסיבי ב Gmail ו- Google Calendar. אני חושב שאלו כלים נגישים לכולם בעלות אפסית, הם מהירים ונוחים לשימוש וקל לעשות איתם אינטגרציות עם כלים אחרים.

קל מאוד לחבר לדוגמה בין Google Form שאדם ממלא, כך שישלח לו מייל אוטומטית דרך גימייל ויזמין אותו לאירוע, או ישלח לו לינק להורדה של קובץ. כלי אינטגרציה העיקרי שאני משתמש בו הוא נקרא Integromat, ובלוח המשרות שבניתי הוא זה שמעביר קו״ח שנשלחו במייל ישירות אל המגייס שמחפש מועמדים מתאימים.

בפרויקט ״נפגשים בשכונה״ של "אנשי העולם החדש" יש לנו טופס ״חכם״ של הרשמה למפגש, כך שאם אין מקום בשכונה אליה המשתמש נרשם, הוא יוכל להצטרף רק לרשימת ההמתנה בשכונה שלו. במקרה הזה Integromat מנהל את הלוגיקה של מתי להזמין את המשתמש שנרשם לקבוצת הוואטסאפ ״השכונתית״, ומתי להשאיר אותו בהמתנה.

לדעתי Integromat הוא כלי הרבה יותר ויזואלי למשתמש. פשוט מותחים קווים בין עיגולים ויוצרים פיצולים כאשר נכנסים תנאים לתרחיש. מניסיוני, גם כשהצגתי אותו לאחרים לעומת זאפייר, הוא תמיד נתפס ככלי נח יותר ללימוד מהיר בעיקר למי שמעולם לא כתב קוד. בנוסף, זאפייר יקר יותר (20 דולר) ומאפשר הרבה פחות בחבילה החינמית שלו. Integromat מאפשר לכל אחד לקבל 1000 פעולות בחינם, וגם אם תצטרכו לשלם על חבילה בסיסית של 10,000 זה יסתכם ב-9 דולר לחודש בלבד.

אני משתמש המון בקיצורים של אפל למאק/אייפון שנקראים Text Replacement.

עם הזמן למדתי אילו קטעי טקסט שאני כותב חוזרים על עצמם ויצרתי להם קיצורי טקסט קצרים שבשבריר שנייה שולפים לדוגמה את כתובת האימייל שלי, מס׳ הטלפון כתובת אתר הקהילה וכמובן לוח המשרות בתוספת טקסט קצר.

לפני שאני יוצא מהבית בבוקר אני תמיד בודק את זמן ההגעה הצפוי ב-Waze ולפי זה מחליט אם לצאת למשרד או להתחיל לעבוד מהבית ולצאת מאוחר יותר.

את הדרך אני בדרך כלל מנצל בשמיעת פודקאסטים. אני מקשיב כמובן ל״פודקסט לעל אנושיות״ של תומי, מנסה לסגור את פער שנשאר לי כדי לשמוע את כל פרקי "פופקורן" של ליאור פרנקל, ומתעדף תמיד את הפרקים חדשים של "ביסמוט ויפרח"' של הדר ביסמוט וכנרת יפרח ו"קומיוניקאסט" של טליה תורג'מן.

בעבודה אני משתמש המון אוזניות מבודדות רעשים של Bose. אני לא שומע מוזיקה, פשוט שם אותם כדי לקבל שקט מהסביבה, להתפקס ולהיכנס לFlow שזה סופר קריטי בעיקר כשכותבים קוד.

אני משתמש המון בקלנדר כולל כל מה שקורה בבית. אשתי ואני משתפים כל אירוע רלוונטי אחד עם השני כדי לשמור על סנכרון, ולמזלי היא מנהלת את זה אפילו טוב יותר ממני ככה שדברים לא נופלים בין הכסאות. אנחנו מקפידים על דייט זוגי לפחות פעם בשבועיים, ואני עובד יום אחד בשבוע מהבית כך שאני יכול לאסוף את הבן שלי מוקדם מהגן ולבלות איתו קצת זמן איכות.

בשעות הערב אני משתדל ללמוד על כלים חדשים, קורא, מתעדכן ולפעמים גם מתנסה בכלים חדשים.

לאחרונה, רכשתי קורס Airtable ב- Udemy והקצתי לי זמן לימוד של 30-40 דקות ביום. תוך שבוע סיימתי את הקורס ושדרגתי את הידע שלי באופן משמעותי בפלטפורמה. אני מאמין שאם אין זמן רצוף וארוך ללמוד נושא חדש, זה עדיין אפקטיבי לנסות לחלק את זמן הלימוד למקטעים קצרים, ולרכוש את הידע בהדרגה.

בתחום של ניהול קהילה, כאשר אנחנו מארגנים מיטאפ חדש מול חברת הייטק אז יש לנו בדרך כלל טווח של חודש להתכונן, בהתחלה זה דרש המון עבודה, אבל עם הזמן למדנו לבקש עזרה מחברי הקהילה, גם כדי למצוא מקום להתארח בו, גם כדי להכין את התכנים ואת ההרצאות לאירוע וגם כדי לצלם ולערוך את הוידאו לאחר האירוע.

למזלי בפרוייקט ״bפגשים בשכונה״ של "אנשי העולם החדש" הדברים סופר מתוכננים עד רמה של שנה מראש! הדר ביסמוט, שמנהלת את הפרויקט היא סופר מסודרת וסופר אחראית (והיא בכלל סופרוומן!) ואני פשוט עובד מולה בלוח טרלו.

באופן כללי, אני מנהל את הזמן שלי בטווח הקצר ברזולוציה של שבועות בודדים. אם יש משהו שאני רוצה לעשות אני מתכנן איך אני עושה אותו בשבוע הקרוב, או גג בשבוע שאחריו.

אם יש לך 60 משימות, לדעתי זה לא מצב תקין. רק המחשבה שיש לך כל כך הרבה משימות מכניסה אותך ללחץ ופוגעת באפקטביות שלך. משימה קצרה אני בדרך כלל מבצע מיד. משימה שלוקח זמן אני מייד מכניס ליומן. אני לא רואה טעם לכתוב רשימת משימות אינסופית, ומעדיף להכניס את המשימות ישר ליומן בזמנים מוגדרים. אם אני מנסה לבשל רעיונות ומחשבות שעדיין לא הבשילו למשימות, אני תמיד אעדיף לתעד אותם במסמך גוגל דוקס, לשתף ולעבד לפי הצורך ולהכניס ליומן ברגע שמשהו מבשיל לכדי למשימה אמיתית.

אני מאוד אוהב את Notion, והשקעתי בה כמה שעות לימוד בודדות. אבל כשהבנתי שאין לה ממשקים להתחבר לכלים חיצונים, שמתי אותה בצד לעת עתה. חשובה לי מאוד היכולת של כלי מסוים לדבר עם כלי אחד, כחלק מהקריטריונים שלי לאמץ אותו. אני יודע שהם עובדים על החלק הזה במוצר, ואני משוכנע שאחזור לבדוק אותו ברגע שהחלק הזה יהיה מוכן.

להצליח לעשות הרבה דברים, זה לדעתי קודם כל עניין של להחליט מה חשוב לך בחיים. הדברים שאני עושה נותנים לי המון משמעות כי מצד אחד אני עוסק בתחומים שמעניינים אותי ומצד שני מצליח לתרום ולעזור לאנשים אחרים בתחום. אני חושב שהנתינה נמצאת בבסיסו של כל אדם, ואני משוכנע שלכל אדם יש מה לתרום לעולם.

אם אני שולט טוב בכלים ופתרונות טכנולוגיים,ואני שותף בקהילה מקצועית שעזרה לי לבנות קשרים בתעשייה, אני מרגיש שזה פשוט לא נכון לשמור את כל זה לטובתי האישית. אם אני מצליח לעזור לאדם שיש לו משפחה ומשכנתא על הראש למצוא עבודה טובה, זה נותן לי לי סיפוק ענק וזה מרגיש שזה לגמרי שווה את זמני הפנאי שהשקעתי בזה.

כל מה שנשאר הוא למצוא מנגנון טוב לניהול האיזון בין העבודה, המשפחה, הזוגיות והפיתוח העצמי, ואם זה אומר שצריך לראות פחות טלוויזיה, ולגלוש פחות בפייסבוק או באינסטגרם אז אני פשוט עושה את זה.

זה לא קרה פתאום, זה היה תהליך שהתבשל אצלי על אש קטנה במשך תקופה ארוכה. הקשבתי לכמה פרקים בפודקאסט של ליאור פרנקל בנושא ניהול קהילות. זכורים לי שני פרקים ספציפיים, אחד עם מריה גרין פוברצ'יק והשני עם ליאת ורדי בר. זה התחיל לחלחל לי בראש גם אני יכול לעשות משהו כזה בתחומים שאני מכיר טוב, ומצד שני זה יכול להיות אחלה אתגר להתנסות במשהו חדש לגמרי. כשחבר טוב הקים קהילה והציע לי להצטרף לצוות המייסד, לא חשבתי פעמיים ואמרתי מייד כן!.

אני חושב שתחום הקהילות יצר הזדמנות כך שכל אחד בתחומו יכול לעזור, לתרום ולהשפיע על חברי הקהילה שאליה הוא מצטרף.

הרבה אנשים מפספסים כי הם לא מכירים את החוק 90-9-1

90% מהאנשים הם פסיבים ברשתות החברתיות ובעיקר עוקבים

9% יעשו לייקים ישתפו פוסטים

רק 1% באמת יגיבו, ישפיעו וייצרו תוכן חדש.

כשאני מדבר עם חברי קהילה חדשים אני תמיד מנסה לעורר את הצד הזה באנשים. תשתפו ידע, תעזרו, תגיבו, תקחו חלק בדיונים, תשאפו להיכנס למשבצת הקטנה של ה-1% שבאמת משפיעים כי ההשקעה הזאת תחזור אליכם בגדול.

אני תמיד אעדיף לבחון בראש ובראשונה את הצרכים לפני שאני ניגש לבחון כלי מסויים. גם כשהצרכים ברורים וקיימת התאמה צריך לזכור שלכל כלי טכנולוגי יש עקומת למידה. התמקצעות בכלי מסויים עשויה לדרוש המון שעות של לימוד עצמי שמתובלות טוב בתהליך ניסוי וטעייה.

אני בעד שימוש בסט קטן של כלים שעובד לי מעולה, ובחינה זהירה של כלים חדשים ברקע מבלי לעשות שינויים מסיביים עד שכלי מסויים הוכיח את עצמו מעבר לכל ספק.

עבורי כיום, השילוב המנצח הוא סט הכלים של גוגל, בתוספת שני הכלים הנוספים האהובים עלי ועובדים מעולה יחד Airtable ו- Integromat.

מאחר וכבר חפרתי על Integromat, אז אני אספר עוד קצת על Airtable שהיא לדעתי המערכת הכי גמישה לבנות כל סוג של מאגר נתונים, ולקבל ממשק משתמש לא פחות ממושלם. כל זה כמובן, מבלי לכתוב שום שורת קוד.

אפשר לבנות ב Airtable מערכות מותאמות אישית לכל מטרה. למשל מערכת לניהול קשרי לקוחות, ניהול הזמנות או ניהול מלאי. קל מאוד לחבר טבלאות נתונים מאחת לשנייה וליצור תצוגות מגניבות שאפשר לשתף עם אחרים כדי שיוכלו לעדכן או רק לצפות במידע.

באתר https://airtable.com/universe תוכלו למצוא טמפלייטים שאנשים הכינו למטרות שונות ופשוט להעתיק ולהתחיל לעבוד.

המטרה של הקהילה היא בראש ובראשונה לעזור לאנשים לשמור על הזמן שלהם ולהתייעל באמצעות אמצעים טכנולוגיים.

למדתי שהיופי בקהילה הוא בזה שלא חייבים להיות טכנולוג כדי לעשות קפיצה בכל מה שקשור להתייעלות. מספיק ללמוד להשתמש בכלי פשוט אחד או שניים כדי להשתפר מהר. יש אנשים שהשיגו שיפור והתייעלות על ידי אימוץ של כלי שעוזר ליישם את שיטת פומודורו לעבודה במקטעי זמן. יש כאלה שאימצו כלי כמו Forest שמונע מהם לגעת בטלפון או לגלוש באינטרנט. ויש כאלו שפשוט קנו טיימר פיזי שיושב להם מול הפרצוף ועוזר להם לשמור על הזמן היקר שלהם.

אני חייבת להגיד שלפני הראיון חשבתי שלגיל בטח יש 9,000 כלים בשימוש קבוע ולא נספיק לעבור על כולם ושמחתי לגלות שהוא ממליץ על שימוש במספר מצומצם של כלים, זה גורם לי להרגיש שזה משהו בהחלט ישים עבורי. בנוסף, התחברתי לגישה של ניהול המשימות ואף התחלתי לפעול בצורה הזאת וזה אכן מייצר הרבה שקט.