פורסם במקור בקהילת סופרטולס- כלים לעל אנושיות.
לירון לביא טורקניץ' היא אשת גם וגם מטורפת. העשייה שלה כוללת בין היתר את העבודות הבאות:
מעצבת פונטים לחברות
מעצבת ב״ערברית״ מערכת כתב שפיתחה שמשלבת בין עברית לערבית
בעלת חנות אונליין של מוצרי ערברית
מרצה ומעבירה סדנאות על אותיות עברית וערברית בארץ ובעולם
כותבת ומראיינת מעצבות פונטים
מלמדת עיצוב בבצלאל ובעמק יזרעאל
חוקרת של האות העברית
מפיקה כנס שנתי בינלאומי לעיצוב פונטים
מנהלת את פרויקט המנטורשיפ של קבוצת Alphabettes המקשרת מעצבות פונטים בעולם שבו מקשרים מעצבים למנטורים
ואילו רק הפרויקטים שהיא יכולה לדבר עליהם 
אה והיא גם אמא לשתי בנות
אז ברור שהשיחה שלנו סבבה סביב ניהול זמן ופוקוס כשעושים גם וגם וגם ומזל שיש לה תורה שלמה, לאחר שקראה והתנסתה בשיטות שונות.
אז ספרי לי מה הדרך שלך לנהל את הזמן בין העיסוקים השונים?
"המודל שאני מצאתי שעובד לי טוב הוא מודל ה-T ואותו לקחתי למקום שבו עובדים על הרבה דברים ויש תחום אחד בכל פעם שבו נכנסים לעומק.
קראתי בהקשר של הורות על Seasons of life שאומר שיש לנו עונות בהורות כי הילדים משתנים והצרכים שלהם משתנים ויישמתי את זה על העסק שלי.
אני מייצרת לעצמי עונות בעסק שהם למעשה פרויקטים שקורים בזמנים שונים, כך שאני יכולה לתת פוקוס לפרויקט מרכזי בכל תקופה. לדוגמה, כנס שאני מארגנת בספטמבר שלקראתו אשקיע את רב הזמן בהפקתו ופרויקט אחר באפריל שלקראתו אתמקד בעשייה שלו. כלומר, כל פעם נעים לרוחבה של ה-T, הסקילס שלי, ונכנסים לעומק במקום אחר.
אני בן אדם שמתעניין בהמון נושאים ואני יכולה להתלהב מהמון דברים ולכן אני בצורה מאד מכנית מחליטה במה להתמקד. אני עובדת לפי רבעונים ואז כל דבר שצץ אני שואלת את עצמי, האם שווה לי להשקיע בזה זמן פוקוס זה על פני המיקודים שתכננתי ואם כן אני אהיה מודעת שזה יבוא על חשבון דברים אחרים: אצטרך לישון פחות, לבלות פחות".
מה שעוזר לי לנהל את המשימות זה שיש לי "מקום" לכל דבר.
"רעיונות שקופצים או מחשבות שאני נזכרת בהם אני מיד כותבת במחברת בלגן. מחברת פיזית שבה כל מחשבה שקופצת לראש תכלל בה וזה עוזר לי להמשיך בעשייה שלי ולא לקפוץ למשהו אחר. אם אני בדרכים אז אני כותבת את הרעיונות ברשימה ב-Notion שנקראת to process.
בסיכום שבוע אני עוברת על הרשימה ועל המחברת ומוחקת מה שלא רלוונטי, ומעבירה את המשימות שכתבתי לרשימת המשימות המסודרת שלי.
בנוסף, יש לי רשימות ב-Notion לכל דבר: פודקאסטים שאני רוצה לשמוע, ספרים, סרטים, המלצות למסעדות וכו', רשימה שנקראת "Maybe someday" לרעיונות שאין להם זמן עכשיו (על פי GTD), רשימה של פרויקטים שאני עושה. רשימת סידורים, רשימת משימות לכל פרויקט.
אני גם שומרת ספרים מומלצים ישירות ב Audible ויש שם גם אופציה לשמור מיקום של קטעים מסוימים שאני רוצה לחזור אליהם, ממש כמו סימון בספר וזה נוח בנהיגה.
יש למי מגה רשימה שנקראת next action.
זאת בעצם רשימת to do אבל אני בחירת המילים הזו מדרבנות ומרגישות ממקום של בחירה מאשר to do שמרגיש יותר כמו משימה שחייבים, כמו לשטוף כלים (גם מבוסס על GTD)".
מהי שיטת התכנון שלך?
"התכנון שלי מבוצע ברמה שנתית, רבעונית. בהתאם אני גוזרת משימות ברמה חודשית, שבועית ויומית וגם מבצעת הבקרה/ review.
אני מכורה לתכנון, פרודוקטיביות וניהול זמן. קראתי על הנושא בצורה אובססיבית ובסוף הכל חילחל ואני מרגישה לאחר חצי שנה של הרבה ניסוי וטעייה שיש לי שיטה.
קראתי מאמר על: למה אנחנו אופטימים מידי בתכנון שלנו (מצורף בתגובות).
לכן, חלק חשוב בניהול זמן הוא לדעת מה לא לעשות, כי דברים נכנסים כל הזמן, הצעות חדשות, רעיונות חדשים שלי והזדמנויות. אם אני מתלבטת אם לעשות משהו אני מדברת עם חברים והם ישקפו לי את מה שאני אומרת וכך אבין אם כדאי לי לעשות זאת או לא. כל הזמן אני שואלת את עצמי כמה רלוונטי לי עכשיו לעשות את זה או לא".
תכנון שנתי:
"כל שנה אני מתחילה ב- review על השנה הקודמת. שרה פק בעלת הפודקאסט "Startup pregnant" סיפרה על רשימת שאלות שהיא שואלת את עצמה ב-review ואני אימצתי אותן. השאלות הן: מה היה? איך הרגשתי? מה היו ההישגים? קראתי הרבה על תכניות עבודה והן לא התאימו לי ושלה מאד נכונות לי.
התכנון הרבעוני שלי כולל מטרות כלליות וגדולות. לתכנון יש לי מחברת נפרדת שאני פעם בשבוע חוזרת אליה ובסיכומי חודש אני תמיד מסתכלת אחורה על התכנון של הרבעון. התכנון שלי מתייחס גם למטרות אישיות וגם למקצועיות".
תכנון רבעוני:
"רשימת שאלות שאני שואלת את עצמי לפני כל רבעון:
מה היה בחודש שעבר?
איך אני אדע שהגשמתי את המטרות שלי KPI/KR?
באיזה דרך אני עושה את הדברים?
מה חשוב לי בהתנהלות שלי?
אני כותבת בין 4-6 מטרות ומנסחת אותן בזמן הווה.
בסוף כל רבעון אני עושה review ובודקת אם עמדתי ביעדים שלי".
תכנון חודשי:
"לפני תכנון חודש אני עושה review של החודש הקודם. איפה התחלתי את החודש, מה הספקתי, מה למדתי. אני עוברת עם לוח שנה, עוברת על סיכומי היום ונזכרת בהישגים, דברים שלא עבדו, מטרות ואיך אני יודעת שהגשמתי אותן. אני מתעדת גם את התחושות שהרגשתי, וגם אליהן חוזרת. ה-review מבוצע בזמנים קבועים שלא ניתנים לשינוי כי להקדיש זמן לחשיבה של התמונה הגדולה תמיד נדחק הצידה במשימות היומיומיות.
לגבי החודש הבא, אני כותבת מה העדיפות האחת שאני בטוח רוצה לבצע החודש גם בבית וגם בעבודה. אני מסמנת דברים קבועים וסוגרת אותם ביומן כמו ימים שאני מלמדת, אירועים משפחתיים, טיסות לחו"ל וכו' וסופרת כמה ימים נטו יש לי לעבוד באותו חודש. זה עוזר לאזן את רמת הציפייה של לעמוד במטרות".
איך את נערכת למשל לחופש הגדול?
"אקח פרויקטים חדשים רק אם הם מאד שווים לי, אבל אהיה מודעת שרוב הזמן יוקדש לעבודה השוטפת שלי ולעבודה על הכנס (זה הפרויקט המרכזי ברבעון הזה). אני נערכת לכך שאשן פחות, אני גם מעלה את החשיבות של להיות עם הבנות שלי ורואה את הערך בזה. אני לא מתבאסת על כך שלא יהיה לי זמן כמו שיכולתי להרגיש בעבר. בנוסף, ביולי אני אתן יותר פוש בעבודה.
אני מתייחסת לזמן החופש של הבנות מהגן כאל מתנה של שבועיים, ולכן לא מתבאסת שלא אצליח להתקדם כמו בשאר השנה. מראש, אדע שהפוקוס שלי בחודשי הקיץ הוא הכנס, ואקח על עצמי עוד משימות רק אם הן שוות את זה. אני יודעת שזו תקופה מאד עמוסה מקצועית עבורי, ועם זאת מגיעה ההבנה שאצטרך לעבוד הרבה בלילות. עם זאת, תכנונים לחוד ומציאות לחוד, ואני יודעת שהדרייב שלי להתקדם עם פרויקטים שיזמתי יחלחל לכל רגע ביום".
תכנון שבועי:
"בכל סוף שבוע אני עושה Weekly review שלוקח לי כשלוש שעות שבו אני מסכמת את השבוע, עוברת על סיכומי היום ומעבירה מהרשימות האחרות ל-notion: ממחברת בלגן ומ- to process ל-next action. אם הייתי בישיבה למשל אוציא ממנה משימות. כך אני למעשה גורמת לכך שלא אהיה משותקת מבחינת הצעד הבא וכל פרויקט גדול יהפוך למשימות קטנות. זה השלב בו אני עושה את החשיבה של פירוק הפרוייקטים לחלקים קטנים, וכשאשב לעבוד על המשימות יהיה לי מאד ברור מה אני עושה".
תכנון יומי:
"אני מתחילה כל יום עם 3 משימות וכותבת אותן במחברת נוספת- יומן יפני שמכיל עמוד לכל יום. זה עובד נהדר. אם נגמרו לי המשימות אקח עוד ואם לא אעביר ליום הבא.
בחלק התחתון של הדף אני עונה על 5 שאלות בסיכום כל יום. מה ההישגים שלי היום? איך הרגשתי במהלך היום? מהם 3 הרגעים שעשו לי טוב? איך התקדמתי לעבר המטרה הגדולה ומה למדתי היום".
מה עוזר לך לשמור על פוקוס ביומיום:
"אני עובדת גם עם פומודורו, כלומר עובדת באינטרוולים של 25 דקות עבודה ו-5 דקות הפסקה.
מיילים- נקודת תורפה שלי. אלו משימות שמישהו אחר צריך ממני ולכן אני מגבילה קריאת מיילים לשלוש פעמים ביום.
אני אוהבת לחלק ימים שונים לעיסוקים שונים. משימת פוקוס אחת גדולה בתחום אחד של 2-4 שעות ועוד כמה שדברים קטנים. זה מאפשר deep work".
איך את מאזנת בין העבודה למשפחה:
"בעבר הייתי מגיעה לבנות שלי מיום עבודה עייפה עם הלשון בחוץ. לכן החלטתי שלפני שאני אוספת את הבנות אני מקדישה חצי שעה לעצמי. לאכול משהו קטן, לקרוא ספר, להתנתק ובעיקר להרגע מהחלק הראשון של יום העבודה. ככה שכשאני נפגשת איתן יש לי יותר אנרגיה. כשאני איתן אני שמה הגבלות של screen time באייפון כדי לא להתפתות לענות להודעות וכו' וכך יש לי שלוש שעות שאני רק איתן".
כלים נוספים שאני משתמשת בהם:
Togel– לתעד זמן על משימות לפרויקטים עבור לקוחות.
Loom– להקלטת מסך ווידאו. אני משתמשת בזה הרבה עם הצוות שלי וזה ממש חוסך זמן משמעותית במקום להסביר בדרך אחרת.
the great suspender – תוסף לכרום שמאפשר הקפאת טאבים שלא בשימוש
Unroll.me– מרכז ניוזלטרים ושולח בצורה מרוכזת.
Trello– משמש למעקב בחנות של ערברית – מנהלת החנות משתמשת בזה.
Slack– להתכתבות מהירה וקבצים בעיקר עם לקוחות בחו"ל.
משתמשת ב-reminders של האייפון לצורך תזכורות כאשר אני צריכה לבצע דברים בשעה מסוימת.
זאפייר- חיבור בין מסמכים ל-hubspot או הכלים של גוגל וכו׳
Type form– ליצירת טפסים, שאלונים וסקרים יפים.
Google spreadsheets– למשל בארגון הכנס, אני מסמנת בצבעים חוסרים וכ"כ הוקל לי לעקוב באופן ויזואלי מה חסר.
Google doc– כותבת שאני צריכה לשתף עם אנשים.
Scrivener– לכתיבת מאמרים אקדמאים, יש בה הערות שוליים וביבליוגרפיה.
Melel– לכתיבת מאמרים בעברית.
Notational– משמש אותי לשמירת תשובות שחוזרות על עצמן canned replies.
היה לי פשוט תענוג לראיין את לירון. אני בטוחה שזה הרבה לעכל, אז פשוט תשמרו לכם את התובנות ברשימות ב-notion
שלוש התובנות המרכזיות שלקחתי הן:
- העונות בעסק, זה יוצר סדר והבנה שניתן לנהל פרויקטים רבים במקביל כשבוחרים כל פעם לתת פוקוס לאחד, מה שהופך את זה לאפשרי.
- ניהול התחושות ובקרה עליהן שהיא לא פחות חשובה מהעשייה עצמה.
- ההשקעה הגדולה ב-review אפילו ברמה היומית מאפשר תיכנון יותר נכון קדימה.