ראיונות על כלים טכנולוגיים והפעם עם ליאור פלוטקין

פורסם במקור בקהילת סופרטולס- כלים לעל אנושיות

מי הוא ליאור פלוטקין?
עו"ד שכיר ביום וסופרטולר בלילה, כשהמוטיבציה המרכזית – קידום העסק של אשתו.
הוא לא יכול להשתמש בכלים חיצוניים בעבודה בגלל בטחון מידע ועיקר השימוש שלו בכלים הוא לצרכים אישיים וניהול וקידום העסק של אישתו.

מה אתה אוהב בקהילת סופרטולס?
"הלמידה על הכלים פותחת את הראש. גם אם לא כל כלי שאני מוצא אני ממהר לאמץ לשימוש, הוא לכל הפחות יגרה את הדימיון לגבי המחשבה שהושקעה בו, הבעיות שהוא נועד לפתור, תהליך הפיתוח שלו וכו' ומתוך כל אלו – אני לוקח פרקטית את מה שמתאים לי. לפעמים זה יהיה המוצר הסופי, לפעמים תהליכים שאני מיישם באמצעות כלים אחרים, ולפעמים אלו יהיו מסקנות או תובנות כלליות. באופי שלי אני ביקורתי ותמיד חושב איך אפשר לייעל דברים".

כלי שאני אוהב לשימוש אישי:
"כלי ליצירת הרגלים ו-Personal goals שנקרא HabitBull מאפשר הגדרת הרגלים ויעדים לכל הרגל. לאפליקציה ממשק נוח, ועל ידי הגדרת יעדים אישיים והיא עוזרת לי למשל לקום ב- 6:30 בבוקר, להכנס לזמן "עבודה עמוקה" מקסימאלית בכל יום עבודה, לצאת 3 פעמים מוקדם מהעבודה, לזנק מהמיטה ישר כשהשעון מצלצל בלי להזדקק לנודניק ועוד. בעיני עצם סימון ה-וי בצ'קליסט נותן תחושה של הישג, וזו מוטיבציה מצויינת להתמיד ולהשתמש בכלי".

דרך נוספת לסגל לעצמי הרגלים – היא שינוי מחשבתי שלמדתי מפוסט בקבוצה של סופרטולס. במקום להתייחס לפעולה שרוצים לסגל כאל הרגל עצמאי, 'מדביקים' אותו לפעולה שאנחנו כבר מורגלים בה. להתייחס לפעולה כהמשך ישיר למה שאתה כבר עושה, למשל, אם מכניסים לראש שחלק מפעולת התשלום על משהו היא גם לצלם את החשבונית כדי להעביר לרו"ח – אני חושב עליהן כפעולה אחת, בלתי נפרדת, וכך אני 'מאמץ' את פעולת הצילום אל תוך פעולת הקניה.

איך אתה מגדיר לעצמך מטרות בחיים וסדרי עדיפויות?
"אני מאמין בפירמידת הצרכים של מסלו. עד שאני לא מרגיש ששלב מסוים מגיע לאופטימיצזיה אני לא עובר לבא, ואם וכאשר יש קונפליקט בין אלמנטים משלבים שונים בפירמידה – תמיד השלב הבסיסי יותר יגבר למשל:
לישון טוב
לאכול טוב
לעשות כושר
לאהוב את אישתי
מימוש עצמי/ קריירה
לפי זה אני מציב מטרות באפליקציה של ההרגלים. האפליקציה מאפשרת מעקב וביום יום אני מקפיד לעקוב על הביצוע."

כשצריך להכנס ל"עבודה עמוקה" – ליאור משתמש בשני כלים חלופיים (פעם זה ופעם זה, מחליף ביניהם שמתחשק)
Forest כלי שמעודד הימנעות משיטוט באתרים גוזלי זמן בשעות בהן אני עובד או רוצה להיות מרוכז במשהו ספציפי, לפי שיטת פומדורו, כך שבזמן שעובדים גדל עץ וירטואלי ואם נכנסים לאתר לא רצוי זה הורג את העץ. ואף אחד לא רוצה להרוג עצים.

"בגלל שיש לי בעיות קשב וריכוז חריפות – סיגלתי לעצמי טריק קטן ואוונגרדי שמיועד לסייע להתמיד ב"עבודה עמוקה".
יש לי שעון מעורר מאז שהייתי קטן, מעצבן כזה כמו של פעם, עם כפתור snooze של 5 דקות. הוא מונח לצד המקלדת, וכשאני מתחיל לעבוד, אני מכוון אותו שיעבוד עוד כמה דקות. בכל פעם שהוא מתחיל לצלצל, אני עוצר לחלקיק שניה, ובודק את עצמי – האם אני עדיין מרוכז במה שרציתי לעשות? האם משהו מפריע בסביבת העבודה? גיליתי שהרבה פעמים 'נסחפתי' למשהו אחר. או שנמרחתי עם העבודה. השעון עוזר להזכיר מה אני עושה ומחזיר אותי לתלם.
אמנם מדובר ב'הפרעה' חוזרת – אבל היא מינורית – ומסתבר שב-Long run – הזמן שנגזל על לחיצה שוב ושוב על snooze והפסקה רגעית של רצף העבודה, לא מתקרב בכלל לזמן שנחסך בגלל הסחות ממשיות שכולנו מכירים.

אם בדרך כלל הדעה הרווחת היא שלצורך "עבודה עמוקה" צריך לצמצם הסחות למינימום – אז מתוך תפישה שאין דבר כזה סביבה נקיה מהסחות – אני יוצר לעצמי הסחה שיטתית 'מפוקחת' שמטרתה לעזור לי לוודא שאני עדיין במוד עבודה עמוקה. "

כלים לעסק קטן:

"אשתי עצמאית ומנהלת עסק של 'One woman show'. יש לה, בלי עין הרע, הרבה לקוחות והפניות שלה לטפל בכל המטלות האדמיניסטרטיביות שכרוכות בניהול עסק עצמאי הופכת ונהיית מוגבלת ככל שהעסק שלה מתפתח: תשלומים לרשויות, ניהול חשבונות, הצעות מחיר, תקשורת עם לקוחות העברת חומרים לרו"ח וכו'. שמתי לב שהיא עושה כל כך הרבה דברים שניתן, במאמץ קל, לגרום להם לקרות לבד, או ספציפית – לעשות להם אוטומציה, ולחסוך זמן יקר בשימוש בכלים חכמים.

העברה לרו"ח- בניתי ממשק עם הרו"ח שמאפשר להזרים לו חשבוניות עם טופס אינטרנטי וגוגל דרייב על ידי שימוש ב- JotForm וזאפייר. במקום לשבת פעם בחודש על חשבוניות, היא כל פעם מצלמת את החשבונית, ממלאת שני שדות וזה עולה לתיקייה באופן מיידי. שוב בעזרת אוטומציה, פעם בחודשיים זה עובר לרו"ח.

אשתי שולחת הודעות קבועות ללקוחות שלה, בתזמונים מסויימים. ההודעות מותאמות פרטנית לכל לקוח ולכל סיטואציה – וחייבות לעבור בקרה ידנית שלה – אך עדיין מבוססות על מעין-שלד.
לכן בניתי כלי שאוסף נתונים קודמים (מטופס, לדוגמא) ובאמצעות זאפייר וגוגל שיטס, יוצר באמצעותם לינק ייעודי, שלחיצה עליו פותחת אצלה בוואטסאפ את מסך של הודעה לנמען הרלוונטי, עם טקסט מוכן לשליחה. כל מה שנותר לה לעשות הוא לוודא את המידע, לערוך תוספות פרטניות אם נדרש – וללחוץ 'שלח'. זה חוסך לה שעות בחודש. בהקשר הזה – אוטומציה מלאה של וואטסאפ מעבר לפינה – אבל היא עוד לא נגישה לציבור הרחב (אלא רק באמצעות משווקים ופלטפורמות אחרות). השימוש בלינק ייעודי הוא הדבר הכי קרוב לזה, לשימוש 'אישי'.

הלינק בתגובות.

כלי אוטומציה נוסף (או יותר נכון – מערך כלים שנבנה עבור ענבל (אשתו)):
"תהליך שמתחיל בהפניה מדף הפייסבוק או מהוואטסאפ – להזנת טופס איסוף פרטים ללקוח חדש. הלקוח ממלא שם, פרטי קשר, ופרטים רלוונטים נוספים הדרושים לצורך בדיקת היתכנות העסקה ומתן הצעת מחיר. המידע מהטופס מאוחסן בגוגל שיטס. משם נפתח לה כרטיס ב-Piperide (CRM), נוצר לה יוזר ב- google contact בתוספת תמונה מהגוגל., אירוע יומן רלוונטי, כרטסת בתוכנת הנהלת החשבונות – ועוד פעולות נלוות.
השלב הבא הוא לרכז עבור ענבל, את כל המידע במעין 'דשבורד' – שמכיל תצוגה נוחה ופרקטית של המידע הדרוש להמשך התהליך.

כל המידע הזה מרוכז בעמוד אחד ייעודי בו הוא מוצג באופן נגיש ונוח. העמוד הזה מנוהל באפליקציה שהכנתי באמצעות שירות שנקרא Glide – שהוא פלא כשלעצמו. השירות מאפשר יצירת אפליקציה אישית מתוך דאטה בייס ב-google sheets בלי לכתוב שורת קוד אחת.
אך דף הפרטים באפליקציה לא מכיל רק מידע רלוונטי שנאסף מהלקוח לצורך קבלת ההחלטה (הצעת המחיר, היתכנות העסקה). על מנת שהוא יהווה 'דשבורד' יעיל – העמוד גם כולל את אותן הפונקציות הספציפיות שרלוונטיות לשלב זה ב'חיי' העסקה, כמו למשל קישור ליומן גוגל לבדיקת פניות ולו"ז, וכן כפתורים שבהם שתולים הלינקים לוואטסאפ שעליהם דיברנו מקודם. כך,באמצעות לחיצת כפתור אחת – היא יכולה להעביר ללקוח מסר מוכן מראש באמצעות הוואטסאפ – הנחיות להמשך התהליך – או דחיה.

המטרה היא שבשימוש במסך יחיד ותמציתי, היא גם תקבל את התמונה המלאה הדרושה לה לצורך קבלת החלטה – וגם גישה לפונקציות הרלוונטיות לצורך המשך התהליך.

כל המערך הזה חוסך לה זמן משמעותית.

האם אתה מנהל את כל החיים שלך בפלטפורמה מסוימת?
"לא, אני כן אוהב לשמור כל מיני בלוגים שאני רוצה לקרוא ולהציב מטרות חיים אבל אני לא רוצה להתנהל כמו מכונה. אני רוצה לייעל דברים על מנת שיתפנה לי זמן לנפוש. הצבת יעדים ומטרות זה חשוב, אבל אני לא במירוץ אחרי אף אחד. השאיפה שלי היא לנהל את עצמי ואת המטלות והיעדים שלי, ופחות לתת לליאור של לפני שבוע, או חודש, או שנתיים לנהל אותי מתוך מסך או מסד נתונים כזה או אחר. ניסיתי להשתמש לדוגמה ב-Notion המדובר, אבל זה הרגיש לי כמו להיכנע לחלוטין ולהתמסר למירוץ. אין לי כוונה כזו. אני נהנה, ומתכוון להמשיך ליהנות, מ-wind downs לא מתוכננים ולא מוסדרים. עם אפס רגשות אשם.

שמעת על "תנועת ההאטה"?
"כן אני מאד מתחבר לזה. אחת האופציות שחשבנו היא להציב קרוואן בשטח חקלאי בבת שלמה. לחיות חיים אחרים. כרגע זה יותר בגדר פנטזיה – אבל מי יודע, אולי זה עוד יקרה. מאחל לעצמי שנתפוס אומץ ונלך על זה מתישהו".

אז איך אתה בוחר את התהליכים בעסק שאתה רוצה לייעל לה?
"המטרה היא להשאיר לה רק את הליבה של העסק, שזה שני דברים: (1) העבודה עצמה – השירות שהיא נותנת -שדורש את הכשרון שלה, את העבודה בידיים. דבר נוסף שמצאנו שאין לו תחליף הוא המכירות. ה-pitch. שיחת המכירה הטלפונית. כן היו מחשבות על לנסות גם לצמצם את זה, אבל אנחנו עוד לא שם. (2) כמובן – קבלת החלטות מהותיות – שאת זה אף מכונה לא יכולה לעשות. מלבד אלו – כל יתר המטלות בשוטף יכולות לעבור לקרות לבד באמצעות אוטומציה. כל דבר שלא כולל את הכישרון האישי שלה או קבלת החלטות. אני מתכנן בהמשך לעשות אוטומציות נוספות לניהול לקוחות וניהול העסק, כשמטרת העל היא לפנות זמן – גם כדי לנפוש – וגם כדי להותיר מקום ל-BizDev – שמטבע הדברים – תמיד יגיע אחרי ניהול ה'שוטף' של העסק".

היה ממש כיף לראיין את ליאור.

אשמח לקרוא תגובות ולדעת מה מעניין אתכם לפעמים הבאות.

הרשמו לניוזלטר וקבלו עידכונים

[contact-form-7 id="3620" title="newsletter"]